eHour, SO Planning: 2 logiciels de suivi d'activité

Posté par . Édité par Nils Ratusznik et Benoît Sibaud. Modéré par patrick_g. Licence CC by-sa
18
21
août
2013
Internet

Parmi les nombreux logiciels de gestion d'activités, voici deux outils aux fonctionnalités simples qui répondent à des besoins eux aussi simples :

  • avoir une gestion de planning en ligne, multi-utilisateurs, facile à prendre en main, sans se prendre la tête à faire des diagrammes de Gantt ;
  • avoir un rapport d'activité des membres de l'équipe, également en ligne, avec une granularité à l'heure ;
  • pouvoir adapter les outils aux besoins de l'entreprise, et pourquoi pas y contribuer.

Dans la seconde partie de la dépêche, une présentation des outils suivants sera faite :

  • eHour est un outil en Java conçu pour avoir un rapport d'activité précis (GPLv2) ;
  • SO Planning est développé en PHP et est plutôt conçu pour planifier efficacement des projets ou des tâches (GPLv3).

Sommaire

eHour

Présentation

eHour est un logiciel de suivi d'activité. En gros, il permet aux utilisateurs de rentrer le nombre d'heures passées sur un projet, avec commentaires si besoin. Ainsi, le responsable d'équipe a une vision claire du temps passé sur les divers projets, les heures étant remontés par les utilisateurs eux-mêmes.

Le logiciel est écrit en Java, peut être installé soit en standalone via un installateur Linux, Mac ou Windows, soit être déployé sur serveur Tomcat. Dans le cas d'un déploiement Tomcat, il est couplé avec une base MySQL ou PostgreSql.

Ses principales fonctionnalités sont (tirées du site officiel):

  • création de plusieurs projets par clients, assignation de plusieurs utilisateurs au même projet ;
  • gestion de différentes dates de départ et fin de projet, ainsi que des plages horaires par utilisateur et par projet ;
  • création de projets par défaut assignés à tous les utilisateurs (par exemple les congés) ;
  • multilingue ;
  • ACL (rôles d'utilisateurs, reporters, administrateurs) ;
  • fonctionnalités de rapport filtré par projet, utilisateurs ;
  • export de rapport au format Excel ;
  • interface Web.

Une démonstration est en ligne, le code est disponible sur la forge logicielle Github. Vous trouverez également quelques copies d'écran. Pour tout demande de support, un forum est disponible.

Avis

J'utilise ce logiciel depuis la fin d'année 2012 pour mon équipe. Nous sommes 5, avec des projets divers et variés.

Les plus

  • l'administration est facile, car il n'y a pas énormément de paramétrage à faire ;
  • l'interface est claire, on ne se perd pas dans les 50 menus ;
  • lors de la saisie des heures, on peut y joindre des commentaires (utile pour le reporting) ;
  • le reporting est sympa, ça permet d'avoir une vision globale ou détaillé des activités de l'équipe (on appréciera l'export au format tableur également) ;
  • possibilité d'avoir un détail à la minute, même si dans les faits je demande une granularité à l'heure.

Les moins

  • la communauté autour de ce projet est très restreinte (2 contributeurs), et du coup le forum est très peu actif, et peu d’interaction avec l'équipe de développement sur les remontées de bugs ;
  • j'ai du déployer exprès un serveur Tomcat pour ce projet, ce qui implique pas mal de ressources pour un logiciel relativement 'simple' ;
  • il n'est pas possible de coupler l'authentification des utilisateurs à une base externe (LDAP) ;
  • lorsque vous avez beaucoup de projets en cours, tous sont visibles et donc le tableau de suivi est énorme.

Remarque

J'ai développé un script Python permettant d'extraire les données, et faire un courriel lisible qui arrive tous les lundi matin dans ma boite aux lettres. Ainsi je sais ce qu'a fait mon équipe la semaine précédente.

SO Planning

Présentation

SOPlanning est un outil de planification de projets et taches. Présenté en ligne sous forme de calendrier, il permet aux utilisateurs ou chefs de projets d'assigner facilement des taches par projets. On peut également utiliser SO Planning comme logiciel de suivi d'activité.

Le logiciel est écrit en PHP, fonctionne avec une base MySQL (PostgreSql a fonctionné a une époque, mais je ne sais pas si cela est toujours le cas). Les caractéristiques techniques du projet sont disponibles sur leur site. Et cocorico, c'est un Français qui est aux commandes.

Ses principales fonctionnalités sont (copiées du site web):

  • gestion de projet ;
  • catégories de projets et couleur pour meilleure lisibilité et rendu ;
  • gestion des utilisateurs, avec droits simplifiés ;
  • pas d'options complexes dans le planning : affiche qui travaille sur quoi, pour combien de temps ;
  • récapitulatif des périodes de travail en bas du planning sous forme de légende ;
  • sélection par date via calendrier ou en cliquant directement sur le planning ;
  • possibilité de glisser-déposer pour déplacement des tâches ;
  • export CSV, Gantt ;
  • système de template pour personnalisation des textes/traductions/interfaces.

Une démonstration est en ligne, le code est disponible sur la forge logicielle Sourceforge. Comme pour eHour, il y a non seulement quelques copies d'écran mais un forum est aussi présent pour le support.

Avis

J'ai utilisé ce logiciel avant eHour, dans un autre service il y a quelques années, afin d'avoir un logiciel de rapport d'activité. eHour répond mieux à mon besoin, cependant j'ai trouvé utile de partager mon expérience sur cet outil.

Les plus

  • interface très sympa en forme de calendrier ;
  • glisser-déposer hyper pratique ;
  • facilement administrable ;
  • prise en charge de LDAP ;
  • déploiement simple, suffit d'un serveur web & support php (plus commun que Tomcat) ;
  • le développeur principal est français, à l'écoute, et réactif sur les demandes du forum.

Les moins

  • il n'y a pas d'installateur (j'avais commencé à contribuer, mais n'utilisant plus le projet j'ai lâché l'affaire) ;
  • la granularité est à la journée, difficile alors de savoir la répartition des tâches sur un jour ;
  • pas de prise en charge officielle de PostgreSQL (pour coller à mon SI) ;
  • pas d'outil de rapport intégré ;
  • le détail des tâches en bas de page est peu lisible.

Conclusion

J'ai été amené à utiliser ces deux logiciels pour un seul besoin, le rapport d'activité. Si SO Planning peut convenir, je lui préfère eHour qui est vraiment fait pour cela. SO Planning reste cependant un très bon outil pour celui qui souhaite un gestionnaire de tâches / planning, en amont du rapport d'activité.

  • # Contraintes pour l'utilisateur

    Posté par . Évalué à 5.

    Ce genre d'outil est assez pratique en tant que chef de projet. Le probleme est la qualite de la saisie, par de personnes qui doivent le faire en dehors de leur processus de travail (aller sur le site, saisir a la chaine leurs taches de la journee).
    Etant a la fois dev et chef de projet, je trouve cela tres contraignant… La saisie etant une tache fastidieuse, longue et repetitive, elle est fortement sujette a erreur. Et donc, comme toute tache de ce type, elle doit etre automatisee au maximum.

    Les softs que tu proposes pour moi des equivalents a Jira, probablement moins complexes a installer, mais generant une perte de temps en saisie equivalente.

    J'utilisai un outil sous Windows il y a quelques temps : ManicTime. Tres intrusif (log des pages visitees, des logiciels utilises, fichiers ouverts), il minimise les efforts de logging (qui a mon sens devrait etre aussi automatise que possible). Il permet donc de retrouver facilement et rapidement ce que l'on a fait a telle heure.
    http://www.manictime.com/
    Il peut etre associe a un serveur ou le logiciel installe sur le poste client envoie tous les logs (pour generer un rapport, visionner, espionner selon la moralite du superieur).

    En devenant un vrai dev (comprendre, passer sous Linux), je n'ai rien trouve d'equivalent. Je me suis donc rabattu sur un soft plus simple, moins intrusif mais qui necessite une saisie manuelle : Hamster. Il est libre, et permet a la fois de generer des rapports sous divers formats (html, csv, tsv, etc.). Le gros reproche que j'ai a lui faire, c'est la faible automatisation. Il est probable que je finisse par developper un script permettant de recuperer la tache en cours sur git et logger automatiquement les changements de taches.

    L'ideal pour ma part serait :
    * soft leger sur le poste du dev, qui trigger les commits, la branche git (ou tout autre cvs).
    * server (local ou pas) qui lui est uniquement charge de la collecte et la generation de rapports.
    * Des conventions de developpement simples (idealement, un nom de projet + un identifiant de tache sur le jira), qui permet une grande automatisation de la collecte, le traitement et la generation de rapports periodiques.

    • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

      Posté par . Évalué à 1.

      Pour ma part j'utilise l'appli web et pas libre toggl (http://www.toggl.com/).
      Rien d'automatisé dans la version de base, mais ça permet de lancer un chrono sur une action/projet très rapidement.
      Bien mieux qu'une saisie à posteriori.

      J'aimerais bien trouver un équivalent libre…

    • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

      Posté par . Évalué à 8. Dernière modification le 21/08/13 à 21:17.

      soft leger sur le poste du dev, qui trigger les commits, la branche git (ou tout autre cvs).

      Bof. Sauf à faire du support ou ce genre de tâches qui marchent au ticket le temps passé derrière un ordi n'est pas du tout significatif:

      • Temps de conception à la poubelle
      • Temps de discussion à la poubelle
      • Pair programming à la poubelle pour au moins l'un des deux
      • Proto / test à la poubelle
      • Lire la doc, proto à la poubelle
      • Tests manuels à la poubelle
      • Écriture des docs à la poubelle
      • La détection des abscence est par nature foireuse

      Même pour les tâches de dev et avec des outils automatiques c'est assez foireux au final.

      Mais la vrai question c'est pourquoi faire chier les gens et leur faire perdre du temps avec ces conneries ? Les données soumises sont toujours pourries par ce qu'on n'a pas que ça à faire. Il n'y a rien à y apprendre que ne pourrait savoir par ailleurs avec une gestion correcte d'équipe ou de projet. Exemple si tu fais du Scrum, tu as la liste de stories de ton sprint, ta vélocité et donc tu as les mêmes infos avec une marge d'erreur similaire pour… 0 travail supplémentaire. Pour les plus acharnés du reporting tu peux aussi aller voir les tâches, et si ton équipe estime les tâches tu as de quoi te palucher pendant très longtemps. Au passage plutôt que d'apprendre le lundi matin suivant ce qu'à fait ton équipe, tu peux avoir une bonne estimation à l'avance, essayer de comprendre le fonctionnement de ton équipe, ses problèmes, ses axes d'ameilloration, prévoir les choses et observer quand, où et pourquoi ca dérape bref du vrai boulot de management. Le time tracking bête et méchant est pour moi vraiment le syndrome du mauvais management.

      Ca me rappelle une boîte où l'outil de time tracking proposait genre 50 types de tâches pour chaque projet où tu es assignés… Ca fait des jolis rapports certe; mais ca sert à rien et ca fait perdre du temps à tout le monde. Soit l'effet inverse de l'objectif. D'ailleurs les gens reportaient biens qu'ils métaient 10x plus longtemps que dans toutes les autres boites mais c'était cohérent avec les stats globales ! Et tant qu'on peut facturer à la minute ou se palucher en sachant qu'on passe 19.75% de son temps à écrire de la doc tout va bien…

      • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

        Posté par . Évalué à 3.

        Mais la vrai question c'est pourquoi faire chier les gens et leur faire perdre du temps avec ces conneries ? […]. Le time tracking bête et méchant est pour moi vraiment le syndrome du mauvais management.

        Je veux bien croire que ce n'est pas la solution parfaite, mais dans mon cas ça aide pas mal, donc je partage l'info ;)

        Je ne connais Scrum et autres méthodes Agiles que de nom, jamais eu le temps/dispo/[ mettez ce que vous voulez ici ] pour apprendre et mettre en place dans mon équipe, et je ne sais pas si cela est applicable (service IT d'une PME, comprendre diverses tâches par forcément prévues). Mais avec eHour notamment, je peux au moins avoir une remontée factuelle de l'équipe sur le temps passé sur les projets (im)prévus.

        • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

          Posté par . Évalué à 4.

          Attention je parle pour des équipes de dev ou assimilé. Pour des métiers réactifs et a interruption c'est un peu différent.

          Mais dans tout les cas il très important de toujours savoir ce qu'on cherche à optimiser et ensuite de décider des mesures et des actions pour y parvenir. C'est extrêmement important de comprendre dans quel but sont collectés les métriques afin de les choisir judicieusement, et de reporter ce qui est utile: granularité, type de reporting, analyse à faire etc. Il faut aussi réfléchir aux différentes approches pour essayer d'atteindre l'objectif qu'on se donne. Le reporting n'est jamais une solution. Ca peut par contre être un outil temporaire ou une mesure à long terme dans un processus d'amélioration et gagnant de la connaissance sur soi même.

          Je ne connais Scrum et autres méthodes Agiles que de nom, jamais eu le temps/dispo/[ mettez ce que vous voulez ici ] pour apprendre et mettre en place dans mon équipe

          Le passage "service IT d'une PME" m'en fait douter. Mais citer Scrum n'était pas le point fort, juste un mauvais exemple du à un biais de dev.

          Par contre le "jamais eu le temps/dispo/[ mettez ce que vous voulez ici ] pour apprendre et mettre en place dans mon équipe" me semble souligner le syndrome . Je vais caricaturer vu que je ne connais rien de ton cas ne m'en tiens pas rigueur, mais en gros tu collectes des données à postériori sans avoir de but ou de plan assurer la qualité produire et améliorer constamment ton équipe. Pourquoi perdre du temps à demander un reporting à grain fin ? Si l'objectif est suffisamment important pour justifier une action de toute ton équipe pourquoi ne pas prendre le temps pour réfléchir sérieusement à ton organisation afin d'augmenter significativement la productivité, la qualité ou les conditions de travail de ton équipe ?

          Si c'est pour détecter les imprévus, pourquoi ne pas chercher le moyen le plus efficace de suivre ce points. Ce n'est surement pas une métrique à l'heure qui t'intéresse; mais d'avoir une idée du volume que ca représente, du taux d'interruption, de la fréquence, des sources, pour pouvoir prendre les actions pour protéger ton équipe.

          Si c'est pour de la facturation, selon la taille de tes projets une estimation "gros grain" peut largement être suffisante et peut être faite par le management. Par exemple à la fois mon manager, mon project manager, mon scrum master et toute mon équipe seraient capable de fournir la même facturation que si on demande à chaque personne de le faire. Pourquoi faire perdre du temps à X personnes ? De même notre organisation nous permet d'avoir une connaissance de nos capacité et de notre planning que ne nous donnerait pas du time tracking. Ce n'est donc que de la perte.

          Si c'est pour mesurer la qualité des projets (reporting au type de tâche). Alors là c'est juste de la connerie pur et dure car il n'y a aucune corrélation entre la métrique et l'objectif, c'est ultra couteux à reporter, et tout le monde va biaiser les entrées pour rentrer dans le stats et pas être emmerdé.

          Encore une fois ce que je dis est extrêmement caricatural. L'idée c'est que je n'ai jamais vu d'utilisation utile et raisonnable du time tracking dans le but d'améliorer la production. Après ça peut être imposé par une politique de boîte ou des contraintes légales et là il faut juste exploiter le système pour fournir des stats dans le bon ordre de grandeur à moindre coût (typiquement je rapporte à la semaine ou au mois en agrégeant plutôt que faire 200 entrées ce qui n'a aucune valeur). Mais si on reste à des échelles où la logique à encore un sens, faut bien réfléchir aux raisons qui feraient mettre ça en place. On ne peut pas s’améliorer sans mesurer, mais mesurer ne veut pas dire qu'on s' améliore ni que c'est pertinent…

          • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

            Posté par . Évalué à 3.

            Je suis à peu près dans les 2 premiers cas de figure : j'essaie de voir où l'on passe beaucoup de temps sur des imprévus, et on prend des actions correctives pour que ça n'arrive plus et améliorer la qualité du travail fourni.

            Je suis conscient qu'il y a beaucoup de chemin à faire pour avoir une organisation et une gestion tip-top, mais j'y travaille ;)

            • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

              Posté par . Évalué à 2.

              Tu utilises quoi comme système de suivi d’incident?

              Depending on the time of day, the French go either way.

              • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

                Posté par . Évalué à 1.

                On a GLPI pour la partie helpdesk.

                On utilise également Redmine pour le suivi des actions à faire côté projets interne. Je pourrai en effet utiliser le suivi de temps Redmine, mais j'avoue qu'eHour correspond très bien au besoin actuel.

      • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

        Posté par (page perso) . Évalué à 2.

        Entièrement d’accord !

        Ça me rappelle d’ailleurs un article récent : Comment nous devenons tous des travailleurs invisibles.

        Si on s’en inquiète même sur Capital.fr, c’est que ça devient grave !

      • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

        Posté par . Évalué à 1.

        Mais la vrai question c'est pourquoi faire chier les gens et leur faire perdre du temps avec ces conneries ?

        Par exemple pour faire des rapport afin d'obtenir les crédits impôts recherche !
        Où il faut justifier auprès de l'administration du temps réel passé.
        Et un pour un dirigeant/encadrant savoir quels sont les projets qui bouffent du temps, par exemple.

        Merci pour cet article qui m'a fait découvrir quelques outils.
        eHour correspondrait assez a mon besoin mais Tomcat c'est un peu lourd tout de même …

        Je n'ai pas encore trouvé le bon outil.
        Si quelqu'un à d'autres expériences merci par avance de les partager …

      • [^] # Re: Contraintes pour l'utilisateur

        Posté par . Évalué à 1.

        L'important a sens, c'est le rapport cout de production/interet de la donnees.
        Ici tu as des informations a granularite acceptable (la tache). Du coup, si tu veux separer conception,ecriture des tests et realisation, le chef de proj fait 3 taches. Ca oblige ainsi le responsable a faire des arbitrages dans la granularite, afin d'avoir les informations dont il a reellement besoin :
        * taches trop generalistes => peu d'information
        * taches trop specifiques => trop d'information (pollution)

        Or, assez souvent dans mes taffs precedents, le responsable voulait beaucoup d'informations, mais en ne se prenant pas la tete a donner une bonne granularite aux taches. Je passai plus de temps a rapporter sur Jira qu'a ecrire mes tests (une fois les tests ecrits, le code va plus vite:)). Or, j'etais paye pour coder, pas pour saturer (a la main) la base de donnees du jira…
        La collecte etant automatisee, le dev fait son taff(qui est de coder, non de faire du reporting…), le systeme enregistre et genere des rapports avec des donnees standardisees, et le responsable decide des taches et analyse les rapports generes.
        Bon, ce n'est pas aussi magique que cela au final, mais ca elimine environ 95% de la saisie de rapport. Ce que je trouve tres appreciable.

  • # petite coquille

    Posté par . Évalué à 3.

    Une démonstration est en ligne, le code est disponible sur la forge logicielle Sourceforge. Comme pour eHour, il y a non seulement quelques copies d'écran mais un forum est aussi présent pour le support.

    il y a un l en trop à l'URL de la démo, et le login est admin mot de passe : admin

    Please do not feed the trolls

  • # LibrePlan

    Posté par (page perso) . Évalué à 2.

    Sinon, dans le genre plus complet (Gantt, etc.) , soutenu, en français et avec des Webservices, il y a LibrePlan qui propose également des feuilles de temps associées à des calendriers… Du Java et une base de données, une installe par paquets ou à la main.

    Le site LibrePlan

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