Journal Outils informatiques pour faciliter le fonctionnement d'une association.

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fév.
2011
J'imagine que beaucoup de lecteurs de dlfp sont investis de près ou de loin dans des associations et je suis sûr que presque tous ont déjà entendu une phrase qui commence par "Toi qui t'y connais en informatique...". Bref, on est sûrement nombreux à essayer de mettre en place (ou à avoir mis en place) des outils informatiques pour faciliter le fonctionnement d'une association.

Je vais indiquer ici les outils que j'ai mis en place ou que j'envisage de mettre en place pour une petite association (pas de salarié, quelques milliers d'euros de budget par an maximum) sans rapport avec l'informatique qui vient d'être créée. Le but est d'une part de donner quelques pistes de réflexion à ceux qui sont dans le même cas que moi et d'autre part de recueillir vos retours d'expériences.

Je me suis orienté vers des outils sur le web :
  • ça facilite a priori le travail à plusieurs;
  • c'est plus facile à dépanner et à mettre à jour que d'aller chez chaque membre;
  • les membres de l'association peuvent changer, le logiciel et surtout les données restent sur le serveur.
Je me suis aussi tourné vers des outils libres pour des raisons que je n'ai pas besoin de développer ici !


Communication entre les membres de l'association

Je pense que l'utilisation de listes de diffusion est très utile dans une association. Par exemple, une liste comme bureau@association.org est très pratique pour deux raisons :
  • quand on veux contacter tous les membres du bureau, il n'y a qu'une adresse à connaître;
  • quand le bureau change (suite à une élection), il suffit de mettre à jour les redirections sur le serveur et en continuant à envoyer des mails à bureau@association.org, on contacte toujours les bonnes personnes.
Idem, on peut imaginer des redirections en contact@association.org, president@association.org... ou des listes pour une occasion ou une tâche particulière.

Je pense que Sympa http://www.sympa.org/ est tout à fait approprié pour ça.

Dans mon cas, comme j'ai acheté un nom de domaine chez Gandi http://www.gandi.net/ j'utilise leur interface qui permet de créer des redirections d'emails. Par rapport à Sympa, il n'y a pas d'archivage des messages envoyés aux listes de diffusion. Quand on achète un nom de domaine, il y a quatre contacts (propriétaire, contact administratif, contact technique et contact de facturation). Les trois premiers peuvent gérer les redirections http://wiki.gandi.net/fr/domains/management/rights/admc ainsi en nommant "Contact Administratif" le secrétaire de l'association, on lui transfère la possibilité de gérer ces redirections d'emails.


Communication vers l'extérieur de l'association

Les associations ont souvent besoin de communiquer sur le web. Il faut mettre à disposition des membres un moyen de publier sur le web sans connaissances techniques. Les CMS et blogs sont là pour ça et les solutions libres ne manquent pas.

Parmi les critères de choix, je retiens la possibilité de publier des articles qui ne sont lisible qu'avec un mot de passe. Je pense en particulier aux comptes rendus de réunions qui n'ont à être publics mais, en utilisant les CMS/Blog, ils peuvent être rédigés à plusieurs (par exemple le secrétaire rédige, les autres membres du bureau amendent/valident) puis les autres adhérents peuvent consulter le compte rendu après qu'on leur ait envoyé le mot de passe par email. Bien sûr, un wiki serait plus approprié; d'ailleurs, je parlerai de wiki plus bas. Dans le cas de l'association dont je m'occupe, je compte mettre en place un wiki plus tard mais je propose de diffuser les compte rendu via le site web en attendant.


Annuaire des membres et échéance des cotisations

J'ai installé Galette http://galette.tuxfamily.org/fr/ qui marche très bien. Chaque membre a un login et un mot de passe et peut voir/modifier les informations qui le concerne. La trésorière crée les fiches et enregistre les paiements de cotisations. Galette permet de générer des étiquettes avec les coordonnées des adhérents par exemple pour envoyer des convocations à des assemblées générales. On peut aussi envoyer des emails aux adhérents par exemple pour les avertir qu'un nouveau compte rendu de réunion est disponible sur le site web.

Piwam http://www.piwam.org/ semble faire la même chose et de la comptabilité en plus. Il semble que le projet soit en train d'être relancé après un moment de flottement. Je n'ai pas creusé plus que ça.


Gestion des connaissances

Une des difficultés auxquelles les associations doivent faire face est le renouvelement des membres. Pour qu'une association fonctionne bien de manière pérenne, il faut garder une trace écrite de ce qui est fait ne serait-ce que pour doit être fait tous les ans (Il faut préparer combien de sandwichs pour la soirée annuelle ? Comment on crée/modifie une mailing list ? Quelles autorisations demander à qui avant d'organiser un évènement ? Pour la lettre à envoyer à la préfecture tous les ans, il n'y a pas quelqu'un qui a un modèle ? Quelles sont les coordonnées de l'imprimeur pour les affiches ? …). Pour ça, je pense qu'un wiki s'impose.

Je pense que Mediawiki peut faire tout ça mais je me demande si ce n'est pas un peu surdimensionné… Un conseil à donner ?


Comptabilité

Sur ce point, je n'ai pas trouvé d'outil web adapté mis à part Piwam peut-être. Tant qu'à se rabattre sur un outil installer en local, est-ce que Grisby http://www.grisbi.org/ pourrait convenir ?

Merci d'avance pour vos remarques et retours d'expériences.
  • # Des suggestions

    Posté par (page perso) . Évalué à 4.

    Je n'ai utilisé aucun de ces logiciels, mais je sais qu'ils sont assez populaires parmi les associations :
    CiviCRM, qui gère les contacts de manière très poussée (pas très utile si l'association est petite à mon avis). S'intègre à Drupal.
    Dolibarr peut aussi être intéressant.

    Enfin, c'est probablement intéressant de mettre en place un LDAP pour ne pas avoir à créer des accès à chaque application.

    DLFP >> PCInpact > Numerama >> LinuxFr.org

  • # wiki

    Posté par (page perso) . Évalué à 2.

    En terme de wiki, je trouve dokuwiki le plus adapté. Mediawiki est un peu trop lourd à administrer et configurer. De plus dokuwiki se passe de SGBD, ça va bien pour cette utilisation et allège encore un peu les tâches d'administration/maintenance.
    Ça reste mon avis.
  • # Et pour les associations sportives ?

    Posté par . Évalué à 1.

    Je n'ai pas vraiment cherché, mais j'aurais aimé un logiciel qui m'aide à gérer une saison sportive :
    - pouvoir gérer des équipes
    - saisir les rendez-vous de matchs, les convocations des joueurs, les arbitres, les accompagnateurs, le laveur de maillots, le score final,...
    - un brin de gestion évènementiel (assemblée générales, tournois, galette des rois...)

    Et que ça me ressorte automatiquement les planning par équipe ou par week-end....

    Ce serait si beau.
  • # Grisbi

    Posté par (page perso) . Évalué à 2.

    notre association a pendant de nombreuses années utilisés Grisbi.

    Ces principaux inconvénients sont qu'il n'utilise pas la saisie à double entrée, ni même le plan comptable des associations.

    Et ces besoins dépendent de la taille de l'association en question.

    Dans notre cas, on n'était que quelques centaines de membres sans projet très conséquent, donc ça nous suffisait largement.

    Axel
  • # Et pour un SEL ?

    Posté par . Évalué à 2.

    Un SEL c'est un système d'échange local, un réseau (de gens, pas informatique...) où certains proposent des services, gardes d'enfants, repassage, cours d'anglais, prêt de biens, etc. et d'autres personnes utilisent ces services ; chaque service donne lieu à une "facturation" de points (grains de sel, haricots...) du donneur au receveur.

    Un système informatisé de gestion de SEL aurait donc deux aspects : un aspect comptable pour gérer le nombre de points, et un aspect catalogue / petites annonces pour lister et catégoriser les services proposés, avec une recherche possible. Cette partie aurait un frontend avec accès à toute la population du SEL.

    Quelqu'un connaît un logiciel qui permet peu ou prou ce genre de choses ? Une rapide recherche me montre qu'il y en a plusieurs non libres, pour ce genre d'initiative c'est quand même dommage. En libre j'ai trouvé pySel. Quelqu'un a un avis sur celui là ou d'autres ?
  • # Et au niveau des documents

    Posté par . Évalué à 1.

    Je sais pas si c'est un besoin de votre asso, mais pour ma part je suis confronté au problème de gestion des documents pour une asso.
    Premièrement, ces documents sont réalisés avec des logiciels privateurs (Office, Publisher et en plus en versions récentes)
    Ensuite un DropBox est disponible pour gérer ça, mais je pense qu'il va rapidement y avoir des problèmes de merge.
    Que faire dans ce cas là....
    Clairement l'utilisation d'OpenOffice permettrait à tout un chacun de travailler sur ces documents, mais ne résoudrait pas les histoires de merge.
    Peut être que certains documents pourraient être gérés dans Google Docs ou équivalent libre (si ça existe) pour s'affranchir des problèmes de collaboration.
    Si vous avez des solutions dans ce sens, je suis preneur.
  • # Gestion des connaissances

    Posté par . Évalué à 1.

    Bonsoir,
    Moi je suis vachement intéressé par la gestion des connaissances, mais aussi par les échanges de savoirs, services, et autres compétences.

    Je travaille dans une association, nous sommes 10 salariés, et on a énormément de contenu à gérer, d'info à mettre en partage.

    Ce que je ne vous ai pas dit aussi c'est que nous sommes tous utilisateurs d'Ubuntu.

    Avant de passer à un outil informatique, j'avais envie de commencer par dessiner un gigantesque arbre des connaissances en utilisant tout un pan d'un mur, à la manière d'une carte heuristique.

    Ensuite, j'aurai défini 26 premières branches, qui seraient en fait un ensemble de catégories thématiques.

    Enfin, je décline en fonction du contenu des utilisateurs.

    Dans la thématique "informatique", je serai bien passé par une entrée par logiciels / puis par matériel,... et autres.

    ça permettrait notamment d'archiver les trucs et astuces que l'on découvrirait au fur et à mesure de notre utilisation d'ubuntu et des logiciels libres.
    c'est aussi vrai pour d'autres domaines (la cuisine, l'art, la garde d'enfants, le prêt de livres,... tout ce qui concerne la vie quotidienne en fait).

    L'idée d'instaurer une monnaie complémentaire dans un tels rouage me parait aussi très intéressante, dans la mesure où ça serait un outil d'animation de ce "mini" réseau en interne.

    On aurait un support, un outil qui existerait, et ensuite, les gens qui aimeraient se mettre à échanger qui répondent à leurs besoins, et bin il n'y aurait plus qu'à! dans la mesure où ils sont eux même contributeur du contenu qu'il produise et/ou consomme.

    Le principe de réciprocité, et de double qualité propre à l'économie solidaire en somme toute.

    Faut savoir ensuite, qu'avec un tel modèle en place, on peut aussi se mettre à mutualiser des moyens, des compétences et du matériel avec d'autres associations du coin...

    C'est long à construire, mais véritablement ça répond à des besoins vitaux mais qui ne sont pas assouvis par notre vision étriquée de la monnaie (outil d'échange) et de la richesse (humaine et pas seulement matérielle comme le valorise l'euro).

    Je serai preneur si des gens de l'April seraient intéressés par ce projet, et je suis très preneur en tout les cas d'outils en matière de gestion des connaissances.

    A mon niveau, mettre en place un wiki est déjà trop complexe.
    Je suis "le référent informatique" de ma structure et je ne vois déjà pas comment me débarrasser des services de google qu'on utilise actuellement et que j'ai moi-même mis en place faute de mieux.

    Je dois prochainement finaliser un "cahier des charges" mais ça aussi j'ai jamais fait ça de ma vie, donc à la rigueur je suis preneur de toute bonne volonté (c'est l'étymologie même du bénévolat!) pour faire avancer mon chmileblick, en respectant tout aussi bien le ryhtme des saisons que celui de tout à chacun.

    solidairement,

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