Journal Dématérialisation de documents comptables

Posté par . Licence CC by-sa
19
4
mar.
2015

Préambule: ceci est une suite donnée au mon post dans le forum cherche-logiciel. Compte tenu de sa note et de sa rapide dégringolade dans les bas fonds de la pile des questions posées, je me suis dit qu'un journal pouvait attirer plus de commentaires et intéresser deux ou trois personnes supplémentaires.

Je cherche des méthodologies pour me lancer dans la dématérialisation de documents comptables, et en particulier de factures, s'appuyant bien évidemment sur des logiciels libres.
Je suis donc parti à la chasse aux informations sur internet et voici ce que j'ai pu glaner.

Dématérialisation de factures

Légalement, il y a 3 moyens de faire de la dématérialisation de vos factures:

PDFs non signés, avec une "piste d'audit fiable" et une documentation claire des procédures de contrôles (c'est valable également pour la facture papier).

Étonnament, cela n'implique rien de spécial si la traçabilité comptable est déjà bien établie dans l'entreprise.
Par contre la "piste d'audit fiable" reste une notion assez floue et à dimension variable en fonction de la taille de l'entreprise. Il s'agit de pouvoir faire le lien entre tous les documents dématérialisés qui concernent la vente, depuis la commande jusqu'à la livraison, dans un sens et dans l'autre. Le choix de la méthode reste à l'appréciation des entreprises (et du contrôleur fiscale qui viendra tatouiller tout ça). Il faut de plus pouvoir prouver et valider que le client a bien reçu sa facture, ce qui exclut l'envoi par e-mail.

PDFs signés avec un certificat répondant aux spécifications RGS**

Il faut acheter un certificat à une autorité de certification qualifiée par l'ANSSI ou respectant scrupuleusement les spécifications de celles ci.
Impossible pour moi de lire et comprendre les spécifications du RGS v2.0 mises à disposition par l'ANSSI.
Donc si une bonne âme bien renseignée dans ce domaine pouvait nous expliquer ce qui différencie, outre l'autorité racine, un certificat RGS** d'un certificat généré par une ligne de commande openssl, cela serait très appréciable.
En termes d'outils libre pour signer les PDFs, je n'ai pu identifier que TCPDF pour une génération from scratch de la facture, ou associé à FDPDI si on veut utiliser des modèles PDF préexistants.

Utilisation d'une plateforme EDI pour des factures dématérialisées dans un format structuré, intégrable à un processus comptable préexistant et échangeable sans interventions humaines

De ce que j'ai pu voir, il semble s'agir exclusivement de services en ligne pour externaliser la facturation sous forme de SaaS.

Il existe également des solutions open source comme Alfresco et Nuxeo qui sont des usines à gaz plateformes de gestion de documents d'entreprise, mais je n'ai pas trouvé de trace de support de l'EDI.

Méthodologie

En ce qui me concerne je pense y aller progressivement en commençant par la solution n°1:
- génération de facture PDF
- définition d'une piste d'audit comptable fiable …
- envoi d'e-mail pour prévenir de la mise à disposition de la facture
- accès à la facture via un compte nécessitant identification, le téléchargement validant la réception de la facture
- mise en place de procédures écrites pour documenter tout cela

En dehors du choix de l'autorité de certification et du prix du certificat, je ne vois pas pour l'instant de difficultés majeures à la mise en place de la solution n°2. Cela suppose bien sûr que la manière dont TCPDF signe les PDFs soit conforme avec ce qui est attendu par l'administration fiscale, ce qui demande confirmation.

Quant à la solution n°3, l'EDI est complémentaire aux PDFs signés, mais me semble loin d'être justifié pour ma petite structure pour l'instant. Mais comme cela dépend fortement des exigences des clients en la matière, il serait peut être bon d'anticiper une évolution potentielle à base de logiciel libre. Et à moins d'être passé à coté, je n'en ai pas croisé.

Appel à contributions

Comme je le disais en préambule, et pour les plus tatillons d'entre vous, je suis conscient de ne pas poster dans un forum. Néanmoins, j'espère être passé à coté de logiciels libres qui viendraient diversifier la faible liste établie ici-même.
Je fais donc appel à votre expérience, aussi bien technique que méthodologique, pour compléter et améliorer l'état des lieux dressé ci-dessus.

Merci de vos contributions à venir.

  • # No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

    Posté par . Évalué à 4.

    Je ne parlerai de la demat de PDF signé pour des factures, c'est une aberration !

    Je t'engage d'abord à creuser avec les "métiers" les processus que vous voulez mettre en place,
    qui vont différer entre les factures clients (pour l'ADV), les factures fournisseurs (pour les achats),
    et les factures "internes" (toujours compliqué, surtout à l'international).

    Posez vous des questions "bêtes" :
    - est ce qu'on gère des avoirs, des rejets de factures, des avis de paiements, des factures à
    zéro, des factures de garantie ?
    - quelle volumétrie, par mois, par client, par format ?
    - quel est le process en cas de panne ?

    Rien que l'étude des processus (au niveau technique) doit te donner les infos suffisantes
    pour ensuite challenger les solutions en mode SaaS ou en interne (bonita, WSO2, etc.).
    Si le budget est trop limite,commencer en SaaS, vous paierez à l'usage, montez en compétences,
    challengez le fournisseur et quand vous êtes prêts, reprenez le truc en interne.

    Une fois que l'on a tiré le fil, et gérer le premier stade, tout est possible,
    échanges de plan d'appros, de commandes, d'avis d'expédition, d'ordre de
    transport, etc. Les gains générés paient le projet et le récurrent.

    Tu trouveras de l'aide dans les communautés gérant le domaine de ta boîte, et si tu es
    dans l'aéro, sache que tu peux m'appeler directement.

    • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

      Posté par . Évalué à 7.

      En quoi générer une facture PDF signée est aberrant ?

      • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

        Posté par . Évalué à 6.

        Moi je me demande pourquoi on voudrait générer un pdf (signé ou non) plus qu'un bout de papier.
        Parce qu'aller chercher un pdf sur un site en s'authentifiant c'est pire qu'ouvrir une enveloppe.
        Parce que le traitement du pdf par la société qui le reçoit passe parfois par une impression (juste pour le repasser au scanner derrière pour qu'un logiciel d'OCR foireux tente de le lire haha)…

        Ça fait 15 ans que je vois, dans des cabinets d'expertise comptable, tout le monde tenter de dématérialiser dans son coin alors que ce qui est intéressant c'est un format qu'un logiciel puisse écrire mais aussi lire (EDI ou autre mais standardisé ?). Malheureusement pour les comptables le pdf a été inventé et on avance plus dans la dématérialisation (on faisait mieux avec le minitel).

        Quand on a un marteau tous les problèmes ressemblent à des clous…

        • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

          Posté par . Évalué à 2.

          Je vu plusieurs fois ce genre de souci. Les gens en général brandissent du xml ou du json pour être "compatible", alors que cela n'aide que le premier niveau du parseur.

          Il manque en général un bon schéma, voir quelques règles de grammaire que l'on ne peut pas exprimer dans un schéma.

          J'imaginais qu'il devrait être possible de faire un format qui mélange les 2, ainsi le schéma serait aussi dans le document. Celui-ci serait plus gros, mais cela resterait raisonnable.

          "La première sécurité est la liberté"

        • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

          Posté par . Évalué à 4.

          Moi je me demande pourquoi on voudrait générer un pdf (signé ou non) plus qu'un bout de papier.

          Empreinte carbone, frais de poste exorbitants, frais de cartouche/toner et papier, temps (donc argent) à plier la facture, champignons sur la langue à lécher les enveloppes :-D
          Et j'en oublie sûremment beaucoup.

          Parce qu'aller chercher un pdf sur un site en s'authentifiant c'est pire qu'ouvrir une enveloppe.

          Franchement nous n'avons pas les mêmes critères, et puis il y a le stockage des factures et le temps de les retrouver quand on en a besoin.

          kentoc'h mervel eget bezan saotred

          • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

            Posté par . Évalué à 1.

            Dans mon entreprise nous n'imprimons jamais d'exemplaire pour nous, pas même de pdf d'ailleurs, y'a pas d'intérêt. Pour le client on fait ce qui l'arrange, papier, pdf par mail et mise à disposition des factures sur le site avec leurs documents comptables. Mais honnêtement ceux qui prennent en pdf, ils l'impriment… Nous sommes cabinet comptable, donc j'ai des clients qui téléchargent notre facture, l'impriment et nous l'envoient par courrier pour que nous la saisissions dans leur compta ;)

            Pour le coup du site pour aller chercher un pdf, je pense que c'est une question de point de vue.
            En tant que particulier j'adore ça.
            En tant que professionnel qui émet une facture j'adore mettre les choses à disposition de nos clients comme ça (jamais à traiter de demande de duplicata ou de relevé de compte).
            En tant que professionnel qui reçoit une facture le site m'intéresse pas, gérer l'authentification sur le site de x fournisseurs tourne vite au cauchemar et ensuite il faut le réintégrer à la chaîne de validation des factures, donc que la personne qui récup la facture l'envoie à la bonne personne pour vérif etc. Bref, pas pratique. En soit c'est parfaitement envisageable évidemment, c'est juste que c'est un mode de réception de plus qui n'a pas de valeur ajoutée pour nous. Disons qu'en tant que "grosse" boite on préfère imposer aux fournisseurs la façon dont ils nous transmettent l'info.

      • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

        Posté par . Évalué à 2.

        On est en 2015, toute facture est produite par une application d'un coté et consommée par une application de l'autre coté. Les anciens (ça date) ont établis des normes, des standards, des processus interopérables qui fonctionnent, qui sont déployables et qui sont performants, pour que les parties prenantes soient dans une relation de partenariat.

        Qu'est ce que vous voulez que je fasse avec un PDF ? Je l'imprime et j'allume le barbecue ?

        • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

          Posté par (page perso) . Évalué à -1. Dernière modification le 06/03/15 à 06:41.

          Bah, c'est comme ceux voulant des logs "texte", le PDF n'est qu'un format comme un autre, celui-ci étant pas facile à automatiser mais lisible par l'humain avec des "outils standard", pour transmettre une information.

          Tu traites puis stockes le PDF et tout le monde est content, en attendant systemd

          • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

            Posté par . Évalué à 2.

            Ca veut dire quoi "tu traites" ?
            Tu veux que je ressaisisse les données dans mon ERP ?
            J'ai autre chose à faire, je dois servir mes clients.
            Je préfère investir dans mes outils d'interopérabilité plutôt que de payer pour automatiser la relance.

    • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

      Posté par . Évalué à 2.

      Je ne parlerai de la demat de PDF signé pour des factures, c'est une aberration !

      Si tu considères l'aspect échange d'information entre sociétés, je le comprends tout à fait.
      Mais pour l'instant je ne cherche qu'à simplifier égoïstement la manière de gérer mes factures en interne tout en restant dans la légalité: éviter de stocker du papier et de dépenser de l'argent en frais postaux.
      La faible complexité de mon activité ne nécessite pas du tout une migration immédiate vers de l'EDI, vu les possibilités offertes par la loi.

      Tu trouveras de l'aide dans les communautés gérant le domaine de ta boîte, et si tu es dans l'aéro, sache que tu peux m'appeler directement.

      Merci de cette offre généreuse, mais je suis très loin de ce domaine.

      • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

        Posté par . Évalué à 3.

        Si c'est pour toi et que tu n'es pas une multinationale avec des centaines de millions de CA, fais un pdf et tu l'envois par mail, basta.
        Toute autre solution n'a aucun intérêt réel. Si un jour tu as un contrôle fiscal, soit tu as quelque chose à cacher et tu imprimes des milliers de pages, soit le contrôleur s'arrêtera aux données issues de ton logiciel de compta (numérotation et dates des factures) et regardera juste une facture pour les mentions légales.

        • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

          Posté par . Évalué à 2.

          fais un pdf et tu l'envois par mail, basta.

          Je pense que garder le PDF sur les serveurs de l'entreprise et le mettre à disposition du client via un compte sécurisé (solution 1) est nécessaire en plus de l'envoie pas email.

          Mais je reste d'accord avec toi pour moi c'est la meilleur solution.

          kentoc'h mervel eget bezan saotred

      • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

        Posté par (page perso) . Évalué à 1.

        Mais pour l'instant je ne cherche qu'à simplifier égoïstement la manière de gérer mes factures en interne tout en restant dans la légalité: éviter de stocker du papier et de dépenser de l'argent en frais postaux.

        Quel légalité?
        Lors d'un contrôle, le fisc s'en fout de ta signature numérique (il regarde surtout que tout soit cohérent), comme il ne passait pas de temps avant à vérifier que la signature sur le document papier était la vraie.

        • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

          Posté par . Évalué à 3.

          celle de l'alinéa V de l'Article 289 du Code Général des Impôts

          V. - Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret.

          • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

            Posté par . Évalué à 3.

            Ca tombe bien, ici elles ne sont pas transmises :)

            Après c'est le texte, il faudrait être sûr qu'il s'applique ici (ce n'est pas sûr car il n'y a pas de lien client/fournisseur), il faut voir le décret d'application s'il est paru un jour. Ensuite, il y a la vraie vie : orange ne signe pas ses factures, et à bien réfléchir, je ne crois pas avoir jamais reçu une facture signée.

          • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

            Posté par (page perso) . Évalué à 0. Dernière modification le 05/03/15 à 15:27.

            Comme numéroter les facture par ordre croissant et continu est obligatoire, mais des entreprises s'en passent car ça donne des infos trop sensibles, ou l'obligation de publier ses comptes annuels dont plein d'entreprises oublient.
            Bref, ton texte de loi, j'avoue n'en avoir rien à faire ici, ma question était trop sous-entendue, je parlais de problème pratique : j'ai écrit "le fisc s'en fout", pas que c'étail légal de ne pas avoir de signature numérique, ta réponse est HS.

            Tu parles de théorie, je parle de pratique.
            Tu es plus légaliste que le fisc (à moins de tomber su un qui a bien envie de t’embêter).
            Donc : prouve-moi qu'un mec a été embêté à cause de ça. Le texte de loi n'est pas suffisant pour la démonstration.

            J'affirme haut et fort que j'envoie mes facture (et en reçois) en PDF non signé par mail, comme tout le monde.

            • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

              Posté par . Évalué à 6.

              J'affirme haut et fort que j'envoie mes facture (et en reçois) en PDF non signé par mail, comme tout le monde.

              J'espère pour toi que ça t'a fait du bien de clamer cette vérité à la face du monde…
              Et sinon tata ginette va bien ? Prouve-moi qu'elle va bien. Attention, le certificat du docteur ne sera pas suffisant pour la démonstration.

              Donnes moi un peu de crédit Ô Zenitram: je ne suis pas naïf, je suis capable de faire la différence entre ce qui devrait se faire, et ce qui se fait en pratique par la majorité.

              Tu me demandes quelle légalité, je te cite le texte de loi correspondant à ce que j'avance sans arrière pensée, en espérant simplement compléter l'information donnée précédemment. Mais tu fais ton Zenitram…

              Et je m'arrêterai là dans les échanges stériles.

              • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

                Posté par (page perso) . Évalué à 4.

                Je n'ai pas l'impression que les sites de VPC (topachat, RdC, LDLC,…) signent leur facture. En regardant quelques pdf avec Acrobat Reader je n'ai rien vu de spécial concernant la signature numérique de ces factures.

                • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

                  Posté par (page perso) . Évalué à 3. Dernière modification le 05/03/15 à 23:03.

                  En fait, il doit y avoir pas foule qui signe, quelque chose proche de 0 (en pratique, j'ai jamais vu de PDF signés, EDF, Free… Et je n'ai aussi jamais vu une seule boite, petite ou grosse, me refuser le PDF non signé)
                  Mais bon, les règles qu'il faut absolument respecter même si elles sont désuètes / inapplicables, ça me rappelle juste certaines comptas qui refusent le PDF comme facture, du coup tu l'imprimes, tu fais une (fausse) signature et la compta est contente (vérifie-t-elle la signature? la réponse est…) et accepte la facture (véridique, coût de gestion pour l'entreprise sans aucune plus value, mais il faut en passer par la… jusqu'à un jour où le chef gueule et que le PDF, non signé évidement, est accepté).

                  Si ça peut faire plaisir à certains qui ne voit pas le sous entendu dans la question "quelle légalité" même accompagné d'un exemple et donne la loi (que je connais puisque pose la question avec une explication)…

                • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

                  Posté par . Évalué à 2. Dernière modification le 06/03/15 à 11:33.

                  Je n'ai pas l'impression que les sites de VPC (topachat, RdC, LDLC,…) signent leur facture

                  Par contre pour ce qui est de Topachat ils mettent à disposition les factures sur leur site dans ton espace perso, ce que j'apprécie beaucoup d'ailleurs.
                  Mais on peut aussi noter qu'ils envoient la facture papier avec les produits.

                  kentoc'h mervel eget bezan saotred

          • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

            Posté par . Évalué à 3.

            Le jour ou les contrôleurs du fisc ou de l'urssaf vérifieront une chose pareille les gens nés en 2015 seront à la retraite.

            Ce qui les intéresse c'est de savoir si tu as payé ce que tu dois, le reste conduit juste à des remarques de formes.
            Quand tu émets une facture ce qui les intéresse c'est la TVA et les taxes. Ainsi que tout ce qui peut leur permettre de vérifier que toi et ton client ayez enregistré la même chose chacun de votre côté pour que l'État ne soit pas lésé. Une signature numérique de ta facture pourra servir de preuve que toi ou ton client avez fait une erreur de saisie en comptabilité… Ouhai super… Ça il save déjà le faire sans…
            Ils sont pas masochistes ils s'emmerdent pas à vérifier les trucs qui peuvent pas leur rapporter du pognon, une amende qui leur rapporte quelques centaines d'euros ils s'en foutent. Ils veulent te choper sur des trucs plus lourds.

      • [^] # Re: No brainer : Utilisation d'une plateforme EDI

        Posté par . Évalué à 2.

        "La faible complexité de mon activité ne nécessite pas du tout une migration immédiate vers de l'EDI, vu les possibilités offertes par la loi."
        Les lois, ça changent, qui peut le plus, peut le moins.

        "Merci de cette offre généreuse, mais je suis très loin de ce domaine."
        Si tu es dans la GSA/GSB/GSC, l'automonile, l'énergie, l'électronique et télécoms, etc.
        j'ai des noms pour toi.

  • # certificat 2*

    Posté par . Évalué à 2.

    Il s'agit de certificats confinés dans un support cryptographique fiable (c.a.d. une carte à puce protégée par un code, qui se verrouille après plusieurs saisies erronées , comme la carte bleue) qui sont remis lors d'un face-à-face avec une autorité d'enregistrement (un agent de la banque, si tu leur as acheté ton certificat) avec vérification de l'identité du porteur (celui qui achète le certificat).

    • [^] # Re: certificat 2*

      Posté par . Évalué à 2.

      Confiné, cela signifie que je n'ai pas le droit de l'extraire pour l'installer sur la machine qui doit générer mes documents ?
      Ou bien c'est juste pour la livraison du certificat ?

      • [^] # Re: certificat 2*

        Posté par . Évalué à 1.

        Effectivement, le certificat ne doit pas pouvoir être extrait de la carte (il ne doit pas être copié et doit rester unique).
        Pour l'utiliser, il faut installer un lecteur de carte à puce et un pilote spécifique : le "middleware".

        • [^] # Re: certificat 2*

          Posté par . Évalué à 2.

          donc si la machine en question est chez un hébergeur tiers, c'est mort pour la signature de factures générées à la volée.

        • [^] # Re: certificat 2*

          Posté par (page perso) . Évalué à 3.

          Vous confondez certificat et clef privée associée. Un certificat qu'on ne peut pas lire, ça ne sert absolument à rien. Ça ne permet pas de signer — c'est une clef privée qu'il faut pour cela, pas un certificat — et ça ne permet pas de vérifier une signature. En outre, il est tout à fait inutile de protéger ainsi un certificat, puisqu'il ne contient aucune information secrète.

          • [^] # Re: certificat 2*

            Posté par . Évalué à 0.

            Par abus de langage on parle souvent de certificat pour désigner le biclé et le certificat proprement dit : quand on achète un certificat c'est bien cet ensemble que l'on obtient. Effectivement c'est la clé privé qui ne doit pas être extraite, par contre le certificat proprement dit est exportable.

            Mais c'est bien avec la clé secrète que les documents sont signés (en fait un hachage du document est soumis au processeur de la carte à puce qui le signe avec cette clé et retransmet le résultat au logiciel de signature).

            • [^] # Re: certificat 2*

              Posté par . Évalué à 2.

              quand on achète un certificat c'est bien cet ensemble que l'on obtient

              Ca dépend (ça dépasse).

              Il y a des fournisseurs pour lesquels tu obtiens effectivement le couple clef publique + certificat via ce biais, et d'autres pour lesquels on respecte l'esprit X509v3 où l'on envoie juste un CSR issu de la signature par la clef privée générée localement de l'ensemble clef publique + metadata et pù la CA renvoie le certificat (uniquement).

              D'un point de vue confidentialité, il est évident qu'il vaut mieux privilégier la solution 2).

  • # Et les fiches de paye ?

    Posté par . Évalué à 2.

    Sujet vaguement lié.

    Je scanne mes fiches de paye et je les mets sur un serveur au cas où je perdrais mes fiches papier (incendie,…).

    Quelle est la valeur de ces scans ?

    J'aimerais que notre employeur nous les donne en .pdf en plus du papier, voire à la place (je peux toujours les imprimer si j'ai envie).

    Est-ce que ça poserait des problèmes légaux ?

    Après tout, entre la version papier que je reçois, qui n'est ni signée ni tamponnée ni rien, et une version .pdf que j'imprimerais, je ne vois pas la différence.

    • [^] # Re: Et les fiches de paye ?

      Posté par (page perso) . Évalué à 3.

      Les fiches de paie n'étant pas signées, même sous forme papier, une version numérique ne devrait poser aucun problème.

    • [^] # Re: Et les fiches de paye ?

      Posté par (page perso) . Évalué à 2.

      J'aimerais que notre employeur nous les donne en .pdf en plus du papier, voire à la place (je peux toujours les imprimer si j'ai envie).

      Mon employeur (une "grande" société) le propose (ne l'impose pas) à ses employés: PDF en lieu et place du papier.
      Apparemment cela ne pose pas de problème légal.

      • [^] # Re: Et les fiches de paye ?

        Posté par . Évalué à 2.

        OK, merci à vous deux de lever le doute.

        • [^] # Re: Et les fiches de paye ?

          Posté par . Évalué à 1.

          Dans un cabinet d'expertise comptable nous transmettons à nos clients les bulletins de paye de leurs salariés par mail au format pdf non signé.
          Il fut un temps où nous imprimions les dits bulletins sur du papier multicolore pour éviter les falsifications. Apparemment maintenant par mail on s'en fout.

  • # complément d information

    Posté par . Évalué à 2.

    Dans la dématérialisation il y a plusieurs strates de documents:
    On ne traitera pas de la même manière un bon de commande, un justificatif, qui vont enrichir ma base de connaissance de mon client dans mon logiciel de GED. avec des factures.

    En haut de la pyramide la facture car c'est le seul document qui a 3 dimensions:
    - Une dimension comptable basé sur un exercice d 'une année. le but est de faire communiquer 2 services comptables et de leur transmettre soit des documents soit de la données, soit de la données structurée.
    Mais on oublie que le but du comptable n'est pas de produire de la facture et de l'envoyer.
    Mais c'est de s'assurer que la facture soit reçue par son client afin qu'elle soit payée..
    donc sur ce point je dois avoir une traçabilité point à point qui me garantie que la pièce est bien parte et surtout bien arrivé à la ou les personnes qui doivent me payer ma facture.
    ET ce en temps réel, pour avoir une action sur les clients , non pas comme trop de société le fond à partir de la date d'échéance. mais d'anticiper les dérives possibles afin de réajuster en amont pour avoir le maximum de factures payés à date.
    - une dimension fiscale:
    C'est de s'assurer que la pièce est un originale afin d’éviter que les pièces ne soit pas les mêmes des 2 cotés. Si j’envoie un fichier PDF et que ce fichier est transformé ou modifié par la partie réceptrice que se passe t il?. imaginez que je prends cette facture que je modifie certain éléments un avoir par exemple) et que je le renvoi à mon fournisseur qui ne dispose pas de système de contrôle. Que va t il se passer?
    - Une dimension Commerciale: c'est le support de la transaction.

    A pièce unique traitement unique.
    Si cela vous intéresse je peux vous en présenter plus lors d 'un webinar, qu il existe des solutions à moindre cout et des process de mise en œuvre rapide et structurant.

    Pour info il existe des procédés qui permettent de partir des factures du fournisseurs réalisés dans son ERP et encodés au format PDF, qui seront transmises en EDI vers TOUS ces clients ou plateformes d'entrée de factures dématérialisées.
    Donc pour le fournisseur il ne gère qu'un modèle de facture quelques soit ces clients.

    contactez moi à contact@aparteam.com

    • [^] # Re: complément d information

      Posté par (page perso) . Évalué à 2.

      Trèèès intéressant.

      Pour info il existe des procédés qui permettent de partir des factures du fournisseurs réalisés dans son ERP et encodés au format PDF, qui seront transmises en EDI vers TOUS ces clients ou plateformes d'entrée de factures dématérialisées.

      Là tu devrais nous en dire plus, ne serais-ce qu'en donnant une liste

      "La liberté est à l'homme ce que les ailes sont à l'oiseau" Jean-Pierre Rosnay

    • [^] # Re: complément d information

      Posté par . Évalué à 0.

      Pour l'aspect traçabilité point à point qui me garantie que la pièce est bien partie et surtout bien arrivée à la ou les personnes qui doivent me payer ma facture, il est possible d'utiliser les services d'une plateforme dédiée.
      Un acteur français sur ce sujet propose la platforme SunnyStamp

      Un workflow permet de faire transiter un ou plusieurs PDF qui sera alors signé électroniquement avec les avantages déjà décrit.
      Les différents intervenants du workflow étant alerté par mail de la progression de celui-ci.

      L'externalisation de ce type de service ajoute en cas de litige des atouts indéniables (tiers de confiance, coffre-fort électronique, horodatage, …).

  • # Mon expérience

    Posté par . Évalué à 5.

    En ce moment je suis salarié, mais je sors de 2 ans d'indépendant (EURL). J'ai fais tous mes comptes avec mon comptable en dématérialisé.

    Toutes les factures émises l'ont été en simple PDF. Pour les factures reçues, au max en PDF (par exemple les produits et services achetés sur Internet), et quand j'avais un papier (note de restaurant), c'était immédiatement scanné.

    Pour ce qui est de la "piste d'audit fiable", je suppose qu'on parle de traçabilité. Dans mon cas, c'était complet et assez simple : chaque ligne comptable est évidemment justifiée par une référence de facture, qui est simplement le nom du fichier PDF. Mon comptable recevait l'ensemble des PDFs ainsi que ma feuille Excel de comptes (pour expliquer chaque recette/dépense).

  • # ERP + GED

    Posté par . Évalué à 3. Dernière modification le 05/03/15 à 14:47.

    Certain ERP (Libres et non libres) savent s'interfacer avec des GED et le format de stockage est, du PDF.

    Mais du PDF normal pas besoin de le signer ou de le marquer au fer rouge.

    Pour la traçabilité : chaque facture est unique avec son numéro d'ordre tes livres de comptas doivent en rendre compte, papier ou électronique.

    Les autres écritures doivent avoir un numéro de pièce qui lui aussi est unique.

    No d'ordre qui doit être unique et sans 'trou' si je me souviens bien.

    Par contre il me semble que l'on soit obligé de conserver pendant au moins 5 ans les données et les logiciels qui vont avec, en cas de contrôle fiscal.
    C'est ce qui pose problème chez certains car bien souvent il faut aussi conserver la machine qui va avec :)

    Quand a l'utilisation d'une plateforme EDI, c'est bien, mais il faut avoir le volume qui va avec
    sinon le cout de mise en œuvre peut être dissuasif.
    Et encore quand je vois mon ERP (Non libre) et des ERP comme odoo avec son EasyEDI

    The easyEDI for Odoo App will then automatically export the invoice into a file which is uploaded to our server where it is converted to the EDI format your secific customer uses and is delivered to the customer either through VAN, ftp or any other means your customer prefers. All you have to do is raise the invoice then easyEDI for Odoo takes over and takes care of the rest.

    EasyEDI pour odoo

    En gros il y a une application qui transforme ta facture au format EDI et YAPLUKA l'envoyer

    Avec la dématérialisation tu peu te débrouiller tout seul, avec l'EDI cela suppose que tu soit en phase avec ton partenaire :)

  • # ERP

    Posté par . Évalué à 2.

    comme le dit Christophe B
    un ERP te permet de saisir des devis, les convertir en factures, faire les relances, gerer les paiements, les avoirs,

    tout ca dans une base de donnée,
    avec une sortie PDF des infos quand il y en a besoin,
    ex : generation de la facture -> hop un PDF, avec une numerotation uniquement (la meme que celle de tes livres comptables, donc tout bon pour la tracabilité et le audit)

    car finalement, ta facture papier, elle a aussi ce numero unique (ce n'est qu'une impression de ta facture PDF)

  • # Au hasard ?

    Posté par . Évalué à 2.

    ce qui différencie, outre l'autorité racine, un certificat RGS** d'un certificat généré par une ligne de commande openssl

    Le prix ?

    kentoc'h mervel eget bezan saotred

    • [^] # Re: Au hasard ?

      Posté par . Évalué à 1.

      j'espérais une réponse technique :)

      • [^] # Re: Au hasard ?

        Posté par . Évalué à 2.

        Dommage je n'avais que de l'humour sous la main ;-)

        kentoc'h mervel eget bezan saotred

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