Journal [assos] des problèmes de communication quotidiens du bureau

Posté par . Licence CC by-sa
Tags : aucun
6
2
sept.
2012

Bonjour a tous ! Journal association pour changer un peu. :-)

Ceci est un journal en deux temps, je vais commencer par rappeler les spécificités du fonctionnement associatif pour introduire les problématiques de la communication entre le Bureau et l'ensemble des membres.

Comme vous le savez peut-être, le modèle associatif est très libre dans son organisation et la seule obligation est d'avoir un représentant légal ainsi qu'un préposé aux comptes qui n'est pas le représentant légal.
Il est cependant courant d'élire un Conseil d'Administration (CA), qui gère les décisions au jour le jour, et un bureau souvent constitué d'au moins un président et un trésorier, dont le rôle est d'assurer la représentation de l'association.
Bien sûr, vous pouvez aussi vous décider pour une organisation horizontale, où tout le monde est virtuellement membre du bureau, et désigner un représentant légal chaque semaine (qui aurait le rôle représentatif qui échoue normalement au président). Mais restons simples et concentrons nous sur le modèle le plus classique : celui du CA et du bureau — souvent confondus.

Ainsi, l'association peut en théorie prendre des décisions de fonctionnement tous les jours grâce a son CA.
Cependant, pour toutes les décisions importantes, ou qui sortent du cadre d’attribution du CA (à délimiter dans vos statuts), une Assemblée Générale doit être convoquée (la fameuse AG), cette assemblée doit être publique, et tous les membres doivent être convoqués au moins 24h à l'avance. En général votre banque demande a être tenue au courant de vos séances (oui oui bien sûr), vous devriez envoyer plein de comptes-rendus a différentes personnes et administrations, préparez vous à ne connaître que maintenant une certaine quantité de problèmes que vos membres et collaborateurs ont eu la flemme de reporter durant l'année, bref, c'est une charge de travail importante pour le bureau.

Cette AG peut être régulière, et être programmée a une certaine fréquence, on parle alors d'AG Ordinaire et il en faut au moins une par an.
On peut aussi organiser un événement précis sans avoir vocation à être renouvelé, on parle alors d'AG Extraordinaire (ce qui ne veut pas dire qu'elle va casser des briques). Étant donné la lourdeur de l'organisation d'une AG, on a tendance a réserver ce dernier cas uniquement en dernier recours.

A ce stade, vous aurez compris que le bureau redoute tous les ans cette AG qui va être une source inépuisable de problèmes, en plus de l'occasion d'une bataille avec toutes les mégères inoccupées du quartier. /o\

De là le sujet principal de ce journal : toi, oui toi le gérant d'association qui jongle avec succès entre les 200 convocations, la planification; les rapports moraux et financiers, les compte-rendus, les pas rendus, les en-cours-bientôt-je-te-promets; les différents bénévoles à fouetter pour qu'ils nous donnent enfin leur avancement sur les activités en cours, quel est ton secret ?

  • Comment décide tu ce que tu mets dans ton rapport moral ?
  • Utilise-tu une classe LaTex qui permet à la fois de mettre le contenu de ce rapport, de le présenter de façon ludique, et de rajouter des cadres qui expliquent a quoi correspond cette colonne ou ce concept ? ("on comprend rien à ton rapport"-proof)
  • Pense-tu toi aussi qu'un mail de convocation c'est bien assez ? (alors qu'idéalement il faudrait une lettre)
  • Puisque Gmail t'a de toute façon classé dans le dossier [SPAM], comment fais tu pour qu'ils reçoivent quand même tes messages ?
  • Enfin last but not least, beaucoup de gens ont peur de devenir membre d'une association. Ils considèrent que c'est un engagement à s'investir (ce qui est faux, même si quand même on aimerait bien un peu d'aide…). Ils préfèrent souvent payer plus cher pour un service inférieur mais se dire qu'ils ont toujours le choix de faire un coup de pute plus tard (ce qu'ils ne font en fait jamais). Comment arrive-tu à ne pas perdre ces membres potentiels ?

J'attends tes réponses et les avis éclairés de tous les lecteur de ce nourjal (notamment les conseils sur le LaTex)

  • # coucou :)

    Posté par (page perso) . Évalué à  8 . Dernière modification : le 02/09/12 à 18:55

    je suis président d'une asso sportive de 200 adhérents environ :

    Comment décide tu ce que tu mets dans ton rapport moral ?

    Au fur et à mesure de l’année je note dans un fichier ce qui est important

    Utilise-tu une classe LaTex qui permet à la fois de mettre le contenu de ce rapport, de le présenter de façon ludique, et de rajouter des cadres qui expliquent a quoi correspond cette colonne ou ce concept ? ("on comprend rien à ton rapport"-proof)

    on comprend rien. Sinon, ça sert à quoi une AG ?
    NB : j'ai fait l'année dernière un rapport moral à l'aide de freemind… trop long, beaucoup beaucoup trop long. Freemind c'est bien mais j'avais mal fait le tri.

    Pense-tu toi aussi qu'un mail de convocation c'est bien assez ? (alors qu'idéalement il faudrait une lettre)

    On a demandé une lettre lors de l'inscription, donc on l'utilise… Mais je mets un rappel sur le site et un mail. Tu as de la chance pour les 24h, moi c'est 1 mois.

    Puisque Gmail t'a de toute façon classé dans le dossier [SPAM], comment fais tu pour qu'ils reçoivent quand même tes messages ?

    Non, je n'en envoie que 1 par mois. Par contre, je #@@~" tous ceux qui me donnent des mails foireux à l'inscription : michael.bidule@truc.com au lieu de bidule.michael]@truc.com… (environ 10% des gens)

    Enfin last but not least, beaucoup de gens ont peur de devenir membre d'une association. Ils considèrent que c'est un engagement à s'investir (ce qui est faux, même si quand même on aimerait bien un peu d'aide…).

    J'oblige les entraîneurs à avoir 3 parents "dirigeants" dans leurs équipe, puis on organise des formations (pas grand chose, style 2h un soir de 20h à 22h pour la table de marque par exemple )

    Meuh bon… sinon, c'est bien prenant… surtout quand à côté, on est entraîneur, arbitre région, marié et papa (et linuxien… je ne trouve même plus le temps de faire des essais de distrib…quel comble !)

  • # All your assos are belong to us.

    Posté par . Évalué à  3 .

    Il est cependant courant d'élire un Conseil d'Administration (CA), qui gère les décisions au jour le jour, et un bureau souvent constitué d'au moins un président et un trésorier, dont le rôle est d'assurer la représentation de l'association.

    En général (mais chacun fait ce qu'il veut), le CA dit au bureau de faire ce qui a été voté en AG.
    Donc le jour le jour, c'est plutôt le bureau qui s'en charge.

    Et pour tout le reste de tes questions :
    > Comment décides-tu ce que tu mets dans ton rapport moral ?
    0bjet de l'asso=X+Y. Est-ce que X et Y ont été réalisés ? Si oui, comment, quand, grâce à untel et bidule. Est-ce améliorable ? Peut-on envisager Z en année+1. Oui, non, etc. Mais si ton objectif secret est de partir avec la caisse, forcément, ton bilan moral ne peut pas tout dire. Et à part ça, en résumé : se référer aux bases de l'asso et à ta prise de notes durant l'année.
    > LaTex :
    : )
    > Le mail :
    Oui.
    > Gmail :
    Tant pis : on a les membres qu'on mérite : )
    > Conserver les membres :
    C'est tout l'enjeu d'un machin collectif. Ça fonctionne un peu comme un être vivant qui t'échappe souvent, même si tu tentes (parfois mal, mais pour son bien) de l'éduquer.
    -> Bien faire la communication, être concis, clair, d'une lecture agréable. Pas faire chier dès le premier contact : attendre et voir.
    --> que puis-je faire en étant membre de asso bidule : ça et ça.
    --> combien : 10000 euros
    --> comment puis-je aider ? En faisant ça et ça (trucs précis)
    --> suis-je obligé d'aider ? Non.

    Etc. Enfin, on fait comme on veut… C'est le but du truc, justement.

  • # Secretaire d'une asso de 80personnes

    Posté par . Évalué à  2 .

    1 bureau de 3 personnes : president, secretaire, tresorier pour les decisions les plus importantes
    plusieurs commissions, souvent 2 personnes : sorties, formations, festivités, handicap

    1 AG par an, donc un compte rendu par an à diffuser aux instances (federation, region, departement, ville)

    pour les convocations, on a voté y a 3 ans, de ne plus faire que des convocations par emails accompagnées d'une annonce sur le site,
    eventuellement un SMS quand on prend un retour d'email pour email inexistant.

  • # préposé aux comptes

    Posté par . Évalué à  0 .

    Comme vous le savez peut-être, le modèle associatif est très libre dans son organisation et la seule obligation est d'avoir un représentant légal ainsi qu'un préposé aux comptes qui n'est pas le représentant légal.

    Non, rien ne l'oblige.
    Seul les "grosses" associations ont l'obligation de nommer un commissaire aux comptes.

    • [^] # Re: préposé aux comptes

      Posté par . Évalué à  3 .

      Il n'a pas dit commissaire au comptes, mais préposé aux comptes.

      L'article 1 de la loi du 1er juillet 1901 dispose que :

      L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations.

      et l'article 5 que (la mise en valeur est de moi) :

      Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs.

      La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration. Un exemplaire des statuts est joint à la déclaration. Il sera donné récépissé de celle-ci dans le délai de cinq jours. […]

      Il faut donc deux personnes qui soient chargées de son administration. L'habitude veut qu'on les appelle Président et Trésorerier, et ce n'est qu'une habitude, j'ai déjà vu Administrateur et Gestionnaire par exemple.

  • # Président d'une asso de moins de vingt membres

    Posté par (page perso) . Évalué à  3 . Dernière modification : le 02/09/12 à 20:55

    Cela fait dix ans que je préside des petites associations – l'actuelle est la troisième.

    C'est une échelle totalement différente de celle dont tu parles, mais j'ai rencontré les mêmes problèmes que toi. Et j'ai trouvé une solution unique et très efficace : ne jamais utiliser les statuts qui servent d'exemple dans les textes légaux.

    Je fais maintenant des statuts qui tiennent en une page, où la formule essentielle est la suivante:

    L'association est dirigée, administrée et représentée par les membres du bureau. Les membres du bureau définissent les modalités de prise de décision au sein de l'association.

    Rien, dans les statuts concernant le rapport moral, les AG, la façon de convoquer les adhérents, la façon dont est élu le bureau et sa composition. Tout est géré au cas par cas, et c'est un vrai plaisir !

    Quand aux comptes rendus, je ne note et signe que ce qui est réclamé par un organisme extérieur à l'association (généralement la banque ou la préfecture). L'oral suffit pour le reste.

    Et je ne crois pas que cette solution ne concerne que les petites associations. Toutes les grandes associations que j'ai cotoyées de près auraient pu alléger leurs statuts de nombre d'obligations, sans que cela ne remette en cause la sérénité de leur vie démocratique.

  • # Classe LaTeX

    Posté par (page perso) . Évalué à  2 .

    Même GUTenberg (Groupe des Utilisateur TeX francophones, environ 450 membres) n'utilise pas une classe LaTeX particulière pour les AG, convocations ,etc.
    Convocation par mail (je sais c'est limite légalement mais plus simple et surtout beaucoup plus économique) avec des rappels, un petit mot sur la liste de diffusion & tout ceux qui veulent être au courant le sont. Mais on peut espérer qu'un utilisateur régulier de LaTeX sait mieux gérer sa boite mail qu'un footballeur par exemple.
    Le rapport moral a été présenté en Beamer pendant l'AG puis résumé en un texte standard.Quelques tableaux pour le rapport financier. De toute façon ça demeure peu appétissant.

  • # Petit témoignage

    Posté par (page perso) . Évalué à  2 . Dernière modification : le 03/09/12 à 10:17

    J’ai été secrétaire pendant un an de mon BDE Biosphère (association étudiante ayant pour but, en gros, de fournir du service à l’étudiant comme des annales gratuites, une photocopieuse, des sorties, etc…). Donc à ce titre j’ai été confronté à quelques un de tes problèmes, mais pas vraiment tous, étant donné la conformation d’une association étudiante, un peu différente d’assos plus classiques comme des clubs sportifs, etc.

    Comment décide tu ce que tu mets dans ton rapport moral ?

    Je m’aide pour ça de mon registre spécial (ce registre est obligatoire, mais pas souvent présent dans les assos faute d’informations. J’espère que tu en tiens bien un…), que j’ai un peu enrichi. J’y consigne par exemple en plus des changement de bureau et des dates d’AG/CA, de brefs compte-rendus des principaux événements, avec entrées/sorties d’argent, nombre de participants, etc…
    À l’AG je met dans mon rapport moral, qui est en gros un résumé de ce qu’a fait l’asso pendant 1 an, ces infos, peut-être en plus bref, le tout en démontrant que ça allait bien dans le sent du but de l’asso tel qu’il est déclaré dans les statuts.

    Utilise-tu une classe LaTex qui permet à la fois de mettre le contenu de ce rapport, de le présenter de façon ludique, et de rajouter des cadres qui expliquent a quoi correspond cette colonne ou ce concept ? ("on comprend rien à ton rapport"-proof)

    Je ne me suis pas cassé la tête avec du LaTeX pour mon rapport moral. Mais ce pourrait être une bonne idée.

    Pense-tu toi aussi qu'un mail de convocation c'est bien assez ? (alors qu'idéalement il faudrait une lettre)

    Je le pense aussi, et c’est ce que l’on faisait dans mon asso. En effet, étant donné la nature de mon association (BDE), ça be faisait un bon millier d’étudiants adhérents (il fallait adhérer à l’asso pour bénéficier des services comme la photocop’, pour des raisons d’assurance…). Donc envoyer 1000 lettres de convoc’ c’était tout bonnement impossible pour nos petits bras de bénévoles et pour le petit budget de l’asso qui serait totalement bouffé inutilement.
    De plus, en plus du mail, on utilisait l’affichage de la fac pour communiquer les dates d’AG.

    Puisque Gmail t'a de toute façon classé dans le dossier [SPAM], comment fais tu pour qu'ils reçoivent quand même tes messages ?

    On s’est fait chier à rentrer tous leurs mails dans un fichier, qu’il faut refaire tous les ans pour être CNIL-proof, alors bon s’ils n’ont pas envie de lire nos mails, bah c’est tant-pis pour eux. De plus étant donné la nature de notre asso, on a un local assez visité, donc la communication par affichage suffit bien pour les gens qui s’intéressent un peu à la vie de l’asso, puisqu’ils y passent pas mal de temps.

    Enfin last but not least, beaucoup de gens ont peur de devenir membre d'une association. Ils considèrent que c'est un engagement à s'investir (ce qui est faux, même si quand même on aimerait bien un peu d'aide…). Ils préfèrent souvent payer plus cher pour un service inférieur mais se dire qu'ils ont toujours le choix de faire un coup de pute plus tard (ce qu'ils ne font en fait jamais). Comment arrive-tu à ne pas perdre ces membres potentiels ?

    Chez nous la question ne se pose pas, puisque l’étudiant va adhérer au moment où il aura envie d’une photocopieuse, ou de matériel à dissection (oui, BDE d’étudiants en biologie ☺). Sur les 1000 adhérents il y aura toujours un petit nombre qui aura envie de devenir un vrai membre actif, puis éventuellement de rentrer au CA par sa propre motivation.

  • # Bonne idée de parler association...

    Posté par (page perso) . Évalué à  2 . Dernière modification : le 03/09/12 à 13:57

    Voici mes réponses pour mon cas (je ne suis que membre du C.A.) donc je ne fais pas de rapport moral et Co.

    Pense-tu toi aussi qu'un mail de convocation c'est bien assez ? (alors qu'idéalement il faudrait une lettre)

    Si ton asso est ouverte au monde, tu peux aussi publier un annonce dans le journal local.

    Puisque Gmail t'a de toute façon classé dans le dossier [SPAM], comment fais tu pour qu'ils reçoivent quand même tes messages ?

    Un petit extranet c'est pas (utilise le CMS qui te plait) pour stocker les CR c'est pas mal.

    Enfin last but not least, beaucoup de gens ont peur de devenir membre d'une association. Ils considèrent que c'est un engagement à s'investir (ce qui est faux, même si quand même on aimerait bien un peu d'aide…). Ils préfèrent souvent payer plus cher pour un service inférieur mais se dire qu'ils ont toujours le choix de faire un coup de pute plus tard (ce qu'ils ne font en fait jamais). Comment arrive-tu à ne pas perdre ces membres potentiels ?

    Les forums des associations sont intéressant pour déclencher des vocations, il y a aussi plein d'évènement organiser (festival, nuit du sport, …) c'est toujours bien de s'y greffer ça aide à récupérer des subventions.

Suivre le flux des commentaires

Note : les commentaires appartiennent à ceux qui les ont postés. Nous n'en sommes pas responsables.