Journal De la question existentielle autour des solutions de partage de docs de type Alfresco/Sharepoint/...

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15
9
jan.
2014

Nous utilisons de plusieurs années Alfresco. (mais en mode minima, très minima). En effet il faut reprendre depuis le début de l'aventure pour comprendre le but de mon journal.
1) Notre structure est un hôpital
2) Nous travaillons dans un environnement [hostile ;-)] Microsoft (Poste Clients XP, Serveur de Fichier Windows, Active Directory).

3) Nous utilisons OpenOffice pour la production basique de documents (secrétariats médicaux, médecins y compris) et MsOffice (2003/2007/2010) sur des postes essentiellement administratifs et "stratégiques"
4) Pour le partage des documents, nous utilisons donc basiquement des répertoires partagés sur serveurs de fichiers montés via des unités (e:,f:,g:,h:) sur le poste client dont les droits d'accès sont gérés via des groupes AD (typiquement organisés par services) .
Nous arrivons à une limite de ce type de partage car de plus en plus des groupe transversaux se montent (donc production de documents) et notre alphabet ne contient que 26 lettres.
Les solutions de type Alfresco/MsSharepoint m'ont séduit car elle permettent d'une certaine façon de dépasser cette limitation (et optionnellement pour nous) de rajouter de nouvelles fonctionnalités.
Je me suis donc lancé dans l'aventure Alfresco. L'idée de base était de permettre à l'utilisateur concerné d'avoir via l'explorateur Windows (par exemple) une unité "b:" dans laquelle il pourrait trouver tous les documents produits dans les groupes auxquels il appartient.
Le projet a été lancé mais en mode "sous-marin" (pas d'officialisation, uniquement en test pour notre service info).
Ne connaissant Java que de loin / Tomcat de très loin j'ai ramé pour mettre en place quelque chose de correct et quelques stagiaires (merci à eux) ont apporté leur(s) pièce(s) à l'édifice.
Avec le temps le projet a changé d'orientation et a été + ou - officialisé par notre DSIO :
- Nous ne l'utilisons toujours pas au service info.
- Alfresco est couplé à Liferay dans le cadre d'un portail décisionnel (utilisateurs VIP, données sensibles). Les utilisateurs producteurs de données déposent/enregistrent directement depuis le fameux "b:" les documents '(tableaux PDF, rapports , ..) et à l'autre bout les utilisateurs décideurs se connectent en web sur le portail et peuvent visualiser ces infos.

  • L'intégration de la partie share d'Alfresco dans Liferay a été cuisiné par mes soins et se fond parfaitement au portail (qui contient d'autres outils).
  • La mise en place de l'authentification NTLM permet un accès transparent (au b: et à la partie Web) et tout cela s'appuie sur des groupes AD Mais c'est vraiment des fonctionnalités très minimales d'Alfresco qui sont utilisées (et encore comme Alfresco est incorporé dans le portail, les utilisateurs ne savent même pas qu'ils utilisent Alfresco. Quelques tests avaient été réalisé avec des alertes mails lorsque certains documents étaient modifiés, des mises en place de forums mais cela avait capoté par manque d'expérience et de besoins pas toujours clairs.

J'ai peut être une occasion de monter d'un niveau notre utilisation d'Alfresco :
Besoins : Partages et productions fichiers Bureautiques + Workflow + Forums
La production de document devra être réalisé par OpenOffice et MsOffice.

Mais voici les éléments pour lesquels je traine la patte :
- L'idée d'avoir un plugin utilisable dans son traitement de texte pour signer,commenter/discuter est super mais si on est avec MsOffice. Avec OpenOffice je n'ai rien de véritablement satisfaisant . Et Avec LibreOffice cela est nettement mieux mais il faut basculer les fonctionnalités (ouvrir/enregistrer) sur le mode LibreOffice et non plus explorer. Cela n'est pas jouable avec le public visé.
-Selon les habitudes des uns et des autres, les documents sont ouverts en double-cliquant depuis l'explorateur Windows ou directement via le logiciel bureautique. Par le passé je me suis apercu qu'en double-cliquant sur le document déposé sur le partage CIFS d'Alfresco (notre B:) les fonctionnalités du plugin n'étaient pas activées, il fallait l'ouvrir via le plugin pour cela (idem pour les enregistrements). Avec un public dont la production bureautique de documents n'est leur coeur de métier , j'ai des doutes quant à l'adoption de ces nouvelles pratiques.
- J'ai eu de mauvaises expériences avec les Forums Alfresco -> un mail envoyé pour chaque message déposé c'est sympa mais je n'ai pas réussi à intégrer un réponse par mail à ce forum. Mon idée était pourtant simple et se rencontre souvent: avoir un Forum Web mais qui incorpore autant les mails et ces réponses que des messages déposés via l'interface Web.

Je suis sûr qu'au niveau de partage et de stockage de documents, ces solutions sont l'avenir. La démocratisation de solutions de type googledocs sensibilise de plus en plus un public non expert que je perçois sur le terrain.
Mais pour financer ce type de projet, il ne suffit pas de perceptions et de beaux discours (au moins chez nous) pour faire bouger nos décideurs (par temps de crise, les cordons de la bourse sont durs à être dénoués). Il faut donc une preuve visible sur laquelle on pourra s'appuyer. Ce nouveau projet est peut être une opportunité pour montrer le véritable visage d'un outils comme Alfresco.
Qu'on se le dise mon idée est de mettre en place une "vitrine" . Et si la mayonnaise prend alors allo prestataire/intégrateur. Avec mes maigres compétences dans ce domaine, je compte plutôt passer la main à de véritables experts …

Je serais curieux de savoir si certains d'entre vous ont été confronté aux mêmes problématiques ? et quelles solutions ont ils apporté ?

  • # comme c'est un journal

    Posté par . Évalué à 5.

    est pas du tout une question dans un forum, je partage mon avis expérience a propos de :

    j'ai des doutes quant à l'adoption de ces nouvelles pratiques.

    en général l'utilisateur n'est pas idiot, juste réfractaire au changement. Je compte 12 mois pour qu'un changement d'interface "passe". Donc c'est possible de les forcer a faire ce que tu veux mais il ne faut surtout pas changer en cours de route.

    Qu'on se le dise mon idée est de mettre en place une "vitrine"

    la il y a un probleme, tu va faire beaucoup d'heures et de temps de formation, alors qu'un commercial de chez IBM qui passe, va imposer/vendre une solution avec Cognos en moins de temps que pour l'écrire pour 3/4 fois ton salaire annuel. Et ta vitrine hop -> \_/. Tu devrais demander des garanties minimum, voir faire une revue de ton projet, le presenter, definir le besoin et continuer. Les truc en douce c'est assez fragile.

    J'en ai deja proposer avec des powerpoint jolis, cela n'a pas été accepté :), finalement je n'ai pas dépenser mon énergie pour un bébé mort née même très beau.

    • [^] # Re: comme c'est un journal

      Posté par . Évalué à 4.

      Na na pas en douce, ce projet concerne un petit nombre de personne mais dont certaines peuvent être considérées comme VIP (décideurs et faiseurs de "rois"). Les sujets traités dans ce groupe seront à caractères sensibles (mais pas stratégiques) et les besoins semblent être assez clairs. On nous demande de proposer des solutions à O€ d'ou l'idée de sortir de l'ombre Alfresco pour en faire l'outil de collaboration du groupe (donc déroulement en mode projet)

      Face à la contrainte actuelle O€, le commercial IBM n'y pourra rien. Pour le reste, si la vitrine fonctionne (donc prévision déploiement à + grande échelle) on peut relativement penser que la prime ira au logiciel qui vient de faire ses preuves derrière la vitrine.

  • # une unité "b:"

    Posté par (page perso) . Évalué à 10.

    Si tu mappes un lecteur réseau sur B:, comment arrives-tu à accéder en même temps à deux disquettes différentes?

    Bon OK, celle-là ne parlera qu'à ceux qui ont goûté le DOS.

    8o0

    ⚓ À g'Auch TOUTE! http://afdgauch.online.fr

    • [^] # Re: une unité "b:"

      Posté par . Évalué à 1.

      Je vois de moins en moins de PC avec des lecteurs de disquettes (Donc avec 2 lecteurs de disquettes cela devient quasi inexistant !!!) . La réutilisation de l'unité "b:" pour en faire autre chose m'a donc semblé logique.

    • [^] # Re: une unité "b:"

      Posté par . Évalué à 5. Dernière modification le 10/01/14 à 11:05.

      On dois pouvoir y arriver avec un
      SUBST b: (et des options qui vont bien)

      Mais c'est un très vague souvenir :-)

      La gent féminine, pas la "gente", pas de "e" ! La gent féminine ! Et ça se prononce comme "gens". Pas "jante".

      • [^] # Re: une unité "b:"

        Posté par (page perso) . Évalué à 3.

        FreeDOS est là pour le rafraîchir… subst ne permet pas le truc de l'échange virtuel de lecteur de disquettes.

        Pour le petits jeunes, on peut copier un fichier sous DOS d'une disquette à l'autre avec un seul lecteur de disquettes :

        copy a:\dodo.txt b:\
        

        Le système dit alors 'Insérer la disquette a:' , puis 'insérer la disquette b:' …

        ⚓ À g'Auch TOUTE! http://afdgauch.online.fr

  • # Exit Alfresco

    Posté par . Évalué à 10.

    Chez nous (petite structure publique), on a tenté une expérimentation avec Alfresco il y a quelques années. Entre temps, on a un peu abandonné :

    • les versions communautaires fournies à l'époque étaient particulièrement merdiques à mettre à jour (ou bien on était particulièrement pas doués, c'est possible aussi), résultat on a pris un certain nombre de versions de retard.
    • le CIFS, qui était le gros argument pour "vendre" la solution auprès de nos services, s'est avéré assez décevant (en gros, un coup ça marche, un coup ça marche moins).
    • de ce qu'on en a compris à l'époque, le contrat que signent les partenaires d'Alfresco les empêche d'intervenir sur la version libre. Et on n'avait pas vraiment envie de partir sur la version non-libre.

    Bref, le truc a végété, et pendant ce temps-là on a commencé à tester Nuxeo, qui a montré plusieurs atouts :

    • un dépôt APT, depuis longtemps. Toutes les montées de version ne se sont pas passées parfaitement, mais dans l'ensemble il y a eu assez peu de casse et la plupart de nos instances de test ont pu être montées à la version suivante sans souci (l'exception étant le passage de Squeeze à Wheezy, qui m'a foutu un bren pas possible sur la dépendance à LibreOffice, mais comme c'était une version de test je n'ai pas non plus tout fait pour la sauver).
    • pas de CIFS, mais une extension Firefox pour faire du glisser-déposer à même le navigateur (depuis remplacé par la fonctionnalité HTML5 native)
    • une unique version, libre. Pas de déclinaison "entreprise" excluant la version libre (en revanche, une dépendance de plus en plus forte à leur outil de paramétrage en ligne, pas libre du tout, et pas donné non plus).
    • depuis peu, un client de synchronisation bureautique (à-la Dropbox) qu'on est en train de valider et qui marche relativement bien : Nuxeo-Drive. Il permet notamment de lancer des applications locales sur des fichiers du dépôt de manière transparente depuis la partie Web (ce que leur ancienne technologie LiveEdit tentait de faire avec un succès assez modéré).
    • idem, un système assez plaisant de génération par templates (fabriquer un fichier bureautique à partir d'un "simple" document XML rempli en ligne par formulaire) a été ajouté, dont je n'ai pas encore fini de faire le tour.
    • la maison-mère est française, pour le côté marinière.

    Après, c'est pas parfait (et encore en tests chez nous, de toutes manières), mais ça semble beaucoup plus prometteur que ce qu'on a pu faire d'Alfresco. Voilà voilà.

  • # Et pourquoi pas Silverpeas ?

    Posté par (page perso) . Évalué à 5.

    En lisant ton journal, je me suis dis que la plupart de tes besoins sont déjà adressés par Silverpeas et ceci sans grand travail d'intégration ou sans nécessiter de le coupler à un autre outil.

    Silverpeas est un portail collaboratif open-source destiné aux utilisateurs finaux et, à ce titre, propose bon nombre d'applications prêts à emploi qui permettent, au fil du temps, de répondre aux évolutions des besoins.
    Le credo de Silverpeas n'est toutefois pas d'être un simple portail d'applications ou d'être un pur player en GED, KM, … mais tout simplement de faciliter la collaboration entre les individus, les équipes et les organisations par le biais d'outils comme des GED, des forums, des agendas, etc.

    Par contre, le module pour synchroniser le contenu d'un dossier local avec un dossier d'une GED dans Silverpeas n'est pas open-source et est payant il me semble. Mais généralement les utilisateurs préfèrent, apparemment, passer directement par les GED pour travailler sur leur document (il y a une édition en ligne basée sur du webdav).

    Pour plus d'info cf. http://www.silverpeas.org

  • # My 2cts...

    Posté par (page perso) . Évalué à 6.

    Pour trouver une solution unique avec LibreOffice et MSOffice, bon courage :)
    Le problème vient d'un manque d'intégration entre tous les outils présents. Les produits Microsoft fonctionnent bien quand tu es en 100% Microsoft, dès que tu veux ajouter autre chose (LibreOffice, Alfresco), ça commence à merder. LibreOffice, quant à lui, propose beaucoup de choses pour dialoguer avec l'extérieur (webdav, ftp, ssh, cmis, windows share) mais n'est pas facile à utiliser : il faut utiliser sa boite de dialogue, exit donc l'explorateur de Windows.

    MSOffice peut utiliser l'émulation SharePoint d'Alfresco. Dans ce cas d'utilisation, Alfresco se fait passer pour un serveur SharePoint et tu retrouves dans MSOffice toutes les options de collaborations liées à SharePoint (me demande pas lesquelles, je n'y ai jamais trop touché). La principale limitation de ce mode vient du fait que tu dois utiliser les sites Share (la "nouvelle" interface d'Alfresco qui remplace la première nommée Explorer).

    D'un autre côté, tu as LibreOffice qui propose du CMIS, mais comme tu l'as dit, ça ne fonctionne pas directement depuis l'explorateur de Windows, il faut passer par la fenêtre d'ouverture de fichier de LibreOffice. Pas génial pour une utilisation quotidienne.

    Alfresco propose également un partage webdav, tu peux le parcourir directement avec l'explorateur de Windows. Tu as le choix entre les favoris réseaux, ou le monter comme un lecteur classique (net use blabla). Le premier est très limité en fonctionnalité, et j'ai peur que le second fonctionne à l'identique du partage CIFS. Mais peut-être que le comportement de MSOffice ou LibreOffice sera différent voyant que le doc est ouvert depuis un partage webdav (c'est une pure spéculation, à tester donc).
    Sans parler du fait que webdav et windows, c'est un grande histoire d'amour :) Le comportement du webdav change en fonction de la version de windows, du service pack, de la présence ou non de MSOffice, du coefficient de la marée et de l'age du capitaine (http://www.greenbytes.de/tech/webdav/webdav-redirector-list.html). Bref, ça peut vite devenir une merde sans nom dans un environnement hétérogène.

    Il existe également un l'outil Desktop Sync for Alfresco (http://addons.alfresco.com/addons/desktop-sync-alfresco), je ne l'ai jamais utilisé et n'ai qu'une vague idée sur son utilisation, mais peut-être qu'il rentre dans un de tes cas d'utilisation.
    Dans le même genre, tu as cmissync : http://cmissync.com/alfresco/

    À noter également qu'Alfresco/Share permet l'édition en ligne des documents. Cela revient à ouvrir en lecture/écriture avec MS/LibreOffice directement depuis l'interface d'Alfresco. Techniquement, ça passe par du webdav ou l'émulation Sharepoint. Tu as aussi la possibilité d'ouvrir un doc directement Google Doc.
    Bref, c'est une solution si tu veux te passer de l'explorateur de Windows, mais encore une fois, il y a plein de limitations qui ne sautent pas aux yeux tout de suite.

    Là, on a parlé uniquement des moyens d'accéder aux documents stockés dans Alfresco depuis MS/LibreOffice. C'était un peu (beaucoup) axé sur Alfresco, mais tu risques de retomber sur les mêmes problématiques avec d'autres solutions de GED. Pour les workflows et les forums, c'est du 100% Alfresco. Tes problèmes devraient pouvoir être réglés avec de la configuration ou un peu de code.

  • # Share

    Posté par . Évalué à 2.

    Je suis Expert Alfresco dans une très grosse SSII, et ce que l'on fait dans ce genre de cas, on utilise Share qui contient toute les fonction pour visualiser et commenter un document, les rédacteurs travaillent en local puis publient via Share leur document.
    Ça permet d'éviter d'avoir les versions intermédiaires (en cours de rédaction) visible, pas de problème pour la suite bureautique utilisée,pas besoin d'être technicien pour l'utiliser, facile à customiser, …

    Par contre, ça oblige à changer un peu les habitudes des utilisateurs.

    L'interface Share commence a devenir pas mal depuis la version 4.2

  • # Besoin particulier ?

    Posté par (page perso) . Évalué à 2.

    Nous arrivons à une limite de ce type de partage car de plus en plus des groupe transversaux se montent (donc production de documents) et notre alphabet ne contient que 26 lettres

    Quelle est l'utilité de mapper chaque dossier vers un lecteur ?
    Un seul partage suffit pour accéder à autant de sous-dossiers que nécessaire.
    Au pire un mappage pour chaque serveur de fichiers.

  • # GED ou montage de FS

    Posté par . Évalué à 3. Dernière modification le 12/01/14 à 23:47.

    Bizarre de justifier l'usage d'une GED par un manque de lettres dispos.

    D'une part sous windows il est possible de monter un filesystem dans n'importe quel sous-dossier (donc sans passer par les , de la même manière que sous linux. D'autre part une GED apporte bien plus de chose qu'une gestion des droits sur des fichiers, et le fait en y ajoutant des contraintes importantes, notemment à partir du moment où elle a énormément grossi (backups, migrations). Et puis si une GED est très adaptée à du document écrits, elle l'est beaucoup moins pour d'autres types de fichiers courants dans le monde médical (comme de l'imagerie).

    Bref switcher d'un mode "partages CIFS" à GED ne doit pas se faire à la légère et impose un certain nombre de réflexion que vous avez semble t-il complètement évités. C'est assez inquiétant.

    • [^] # Re: GED ou montage de FS

      Posté par . Évalué à 1.

      Bref switcher d'un mode "partages CIFS" à GED ne doit pas se faire à la légère et impose un certain nombre de réflexion que vous avez semble t-il complètement évités. C'est assez inquiétant.
      

      Cela ne fait pas à la légère. Le contexte, les utilisateurs, les futurs documents sont limités :
      1) Le projet actuel est accès sur des documents écrits (bureautique) [et son nombre d'utilisateurs est assez petit]
      -> réflexion sur certains thèmes donc débats,propositions, évolutions

      2) L'utilisation de ce genre de solution n'a rien à voir avec les données médicales (imagerie ou autres). J'ai simplement insisté sur le fait que les secrétariats médicaux et médecins utilisent OpenOffice et d'autres utilisateurs (concernés par ce projet) utilisent MsOffice.

      3)Il me semble pas que nous évitons un certain nombre de réflexion. Au contraire, l'idée est de montrer que l'on peut travailler autrement et mieux. Le reste, la réflexion générale sur l'opportunité d'un tel outils pour une utilisation à plus grande ampleur dans notre établissement n'est pas de mon ressort.
      Je m'occupe seulement de répondre à des besoins assez clairs d'un groupe de personnes en me posant la question sur un investissement un peu plus important de ma part pour monter de niveau l'utilisation que nous faisons actuellement d'Alfresco.

      Pour en finir, ll me semble que le terme "Switcher" n'est pas approprié car les partages CIFS (au moins chez nous) resteront la base du stockage et du partage de nos documents. En revanche, je vois plus les solutions GED de type Alfresco/Sharepoint (si je ne considère que l'aspect stockage) comme une "extension" à nos bons vieux serveurs de fichiers. Un document pourrait très bien commencer sa vie dans une solution GED et une fois son cycle de modifications terminé, il pourrait bien passer sur un stockage un peu plus conventionnel de type serveur fichier CIFS.

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