Journal A la recherche d'un programme de gestion d'événement et de planification

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Tags : aucun
7
28
mai
2013

Je suis responsable d'une équipe de sécurité dans un festival de musique bien connu en Belgique.
La gestion des équipes se fait avec des feuilles excel (voire des google docs pour les équipes évoluée).

Hors, j'aimerais remplacer ça pour mon équipe (45 personnes).
Il me faudrait donc:
- Gestion des personnes (facile)
- Possibilité de créer des horaires types (nous avons 5 types d'horaires poétiquement appelés A,B,C et X,Y)
- Création de postes (endroit où travailler, on peu voir ça comme une tâche en fait)
- Lien entre un poste et des horaires (par exemple à côté de la scène X, il a un poste où 3 personnes se relayent ABC)
- Assignation de personnes à un poste pour un type d'horaires (Julien travaille avec un horaire A à côté de la scène)
--> Si ce n'est pas possible, je peux éventuellement créer moi même les combinaisons poste - horaire.

  • Une gestion de conflits serait pas mal
  • le stade ultime serait la calcul des repas en fonction des horaires

Si en plus on y ajoutait:
- la gestion du matériel (avec numéro de série pour chaque objet, je n'ai pas trouvé ça avec OpenERP, seulement le nombre d'item non distinguables les uns des autres)
- un case management
- un calendrier des événement critiques (ouverture des portes, concert majeur)
Ce serait vraiment le nirvana.

J'ai pas mal cherché et j'ai pensé que OpenERP pouvait répondre à mes besoins. Et puis finalement j'ai l'impression que non.

Quelqu'un aurait une idée?
Les directeurs d'écoles doivent utiliser ce genre d'outils non? (poste = classe)

Aidez moi à quitter mes feuilles excel inadaptées !

  • # Ça existe presque

    Posté par (page perso) . Évalué à 2.

    Bon primo, bonne nouvelle pour toi, ça existe presque.
    Il y a eu des annonces là-dessus ici même il y a quelques années (cherche gestion de scènes ou gestion de festival), notamment pour un programme PHP développé pour les Vieilles Charrues il me semble. Cela dit, aucun de ces programmes ne permettait d'utiliser des contraintes (le mot clé c'est contraintes).
    Pour ma part, devant la même problématique, j'ai simplement pris un programme pour faire des emplois du temps scolaires en notant sur une feuilles les correspondances "salles de classes" et "scènes", "profs" et "artistes", etc.
    Fet est assez simple d'emploi, Tablix est plus généraliste. Il y en a encore un petit et très très bien, pour Windows, qui tourne parfaitement avec wine, je ne retrouve pas son nom…
    Sur openERP il y a un module pour gérer les repas et les menus de chacun (allergies, végétariens, etc.). Demande sur le forum d'OpenERP s'il y a un module d'emploi du temps.

    "La liberté est à l'homme ce que les ailes sont à l'oiseau" Jean-Pierre Rosnay

    • [^] # Re: Ça existe presque

      Posté par (page perso) . Évalué à 1.

      Merci.

      Il y a effectivement Benevolux créé pour les vieilles chatrrus mais il semble abandonné.
      Tablix a l'air pas mal mais p-e un peu complexe. Ca ne me pose pas de problème mais ça risque d'en poser aux autres équipe.
      J'aimerais tester une solution pour après la pousser dans d'autres équipes. Donc il faut un truc simple et de préférence web based.

  • # ADE

    Posté par . Évalué à 2.

    Dans mon université, on utilise ADE (non-libre) pour faire exactement tout ce que tu dis (on l'utilise pour gérer les emplois du temps et donc les salles, les enseignants, les étudiants, le matériel parfois). Ça marche plutôt pas mal mais c'est assez cher je crois. Je ne sais pas si la même chose existe en libre mais ça m'intéresserait de savoir.

    • [^] # Re: ADE

      Posté par (page perso) . Évalué à 1.

      Cool merci. Je vais regarder si il y a des alternatives. Pcq mon budget est en fait très proche de 0. Et puis je préférerais un truc libre que je peux héberger moi-même.

  • # grr?

    Posté par . Évalué à 2.

    en cherchant un truc de gestion de salle/matériel, y'a grr qui s'est affiché en tête de liste.
    un recherche à affiner, surement

  • # Taskjuggler

    Posté par . Évalué à 4.

    C'est plus un outil de planification, mais tu peux jeter un oeil sur Taskjuggler.
    Contrairement à Microsoft Project, il permet de créer des taches, des contraintes et des ressources et d'allouer automatiquement les ressources aux taches en respectant les contraintes et en optimisant l'usage des ressources.

    Par contre tout est configuratble via un vulgaire fichier texte, donc si tu cherches plutôt une interface graphique sexy, passe ton chemin. Par contre il peut générer en sortie un planning assez beau (et interactif).

    Perso après 10 jours à essayer de gérer un projet compliqué avec Microsoft Project, j'ai réussi à le faire avec Taskjuggler en moins de 2 jours.

    • [^] # Re: Taskjuggler

      Posté par (page perso) . Évalué à 1.

      On s'en rapproche. Ca a l'air vraiment cool. Faut encore que j'y regarde un peu pcq il faudrait que j'ai la possibilité de générer des "fiches horaires" pour chaque personne.

      • [^] # Re: Taskjuggler

        Posté par . Évalué à 1.

        Tu as cela de base je crois. En tout cas tu peux générer un planning global avec toutes les ressources et tous les horaires. Je crois bien qu'il est aussi possible de générer un xml en sortie ou un truc dans le genre (c'est facile ensuite d'extraire ce qui t'intéresse).

  • # calligraplan

    Posté par . Évalué à 3.

    Calligraplan peut sans doute résoudre une bonne partie de tes besoins :
    http://www.calligra.org/plan/

    Par contre il y a peu de documentation, malheureusement.

  • # Benevolus

    Posté par . Évalué à 4.

    J'ai fait ça avec un collègue il y a quelque temps pour les Vieilles Charrues : https://github.com/XioNoX/Benevolus c'est assez brut, mais devrait correspondre à tes besoins.

    Et si par hasard ton festival a besoin d'un coup de main coté Informatique/Télecoms, on a monté une petite asso qui aide les festivals et peut ptet t'intéresser : http://www.festivit.org/

    • [^] # Re: Benevolus

      Posté par (page perso) . Évalué à 2.

      Merci pour ta réponse.
      Tu n'as pas une version démo de Benevolus hébergée quelque part?
      Le lient sur le github est mort.

  • # Product lots

    Posté par . Évalué à 2.

    la gestion du matériel (avec numéro de série pour chaque objet, je n'ai pas trouvé ça avec OpenERP, seulement le nombre d'item non distinguables les uns des autres)

    Pas directement… mais il y a une alternative : http://help.openerp.com/question/6344/openerp-v7-product-serial-number/

  • # Forum ?

    Posté par . Évalué à 0.

    Ça aurait plus sa place sur le forum

  • # Open Volunteer

    Posté par . Évalué à 1.

    Cela ressemble a ce que open volunteer voulait faire ( en plus simple), pour les bénévoles d'un événement

    http://linuxfr.org/news/la-gestion-des-b%C3%A9n%C3%A9voles-facilit%C3%A9e-avec-openvolunteer-v02

  • # Civicrm

    Posté par . Évalué à 1. Dernière modification le 29/05/13 à 22:36.

    J'ai un peu entendu parler de Civicrm de sa gestion des bénévoles et des événements. Et je sais pas si cela réponds à tes demandes. Mais tu peux toujours aller regarder là : http://civicrm.org/go/features

  • # Reolin

    Posté par . Évalué à 1.

    Bonjour,
    je travaille moi-même avec des festivals et j'ai eu l'occasion de créer "Reolin" pour le Festival Interceltique de Lorient, une application de gestion de bénévoles qui semble ne pas être loin de ce que tu demandes.
    L'appli permet:
    - De gérer l'identité des bénévoles/salariés (nom, date de naissance, adresse, compétences, disponibilités…)
    - De gérer leur affectation à un service
    - De gérer des tranches horaires de travail
    - D'associer un bénévole (ou salarié) à une (ou plusieurs) tranche(s) horaire(s)
    - D'affecter un nombre de tickets boissons (ou repas) au bénévoles et donc à en déterminer le total

    Si ça t'intéresse toujours je peux essayer de monter une démo.
    xavier

    • [^] # Re: Reolin

      Posté par . Évalué à 0.

      Bonjour Xavier, bonjour à tous,

      ta proposition de démo m'intéresse aussi : qui peut le plus peut le moins car la question d'un logiciel est récurrente même pour des festivals de moindre ampleur et n'ayant qu'une ambition locale …

      A bientôt
      Phil

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