L’organisation de la promotion des logiciels libres dans un cadre associatif est une activité très enrichissante et intéressante, mais potentiellement lourde et épuisante. N'étant pas directement relative au travail des développeurs, elle n'est pas toujours reconnue par ces derniers.

Beaucoup d'organisateurs d’évènements le reconnaissent : ils manquent souvent de bras, de jambes et de têtes pour seconder et accompagner l’équipe principale. De plus, les équipes en charge font souvent appel à des soutiens locaux et de ce fait demeurent différentes suivant les lieux d'organisation. Pour pérenniser et faire voyager l'activité, il devient alors nécessaire d'assurer la transmission de l’information d'un lieu à l'autre et d’une année sur l’autre.

Voici des réfléxions et propositions pour essayer d’apporter des éléments de réponse à cela.