Journal Spotly - Une application open source de réservation et gestion de ressource

Présentation

Je suis ravi de vous présenter Spotly, une application open source qui permet aux organisations de mettre à disposition et de gérer facilement leurs ressources (salles, matériels, véhicules, équipements…). Spotly simplifie la réservation côté utilisateur et propose une administration flexible et intelligente.

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Fonctionnalités clés

• SSO & LDAP : intégration pour une authentification centralisée et fluide.
  
• Recherche intuitive : filtre par site, catégorie, et (optionnel) ressource. L’utilisateur visualise ensuite les créneaux disponibles et réserve en quelques clics.
  
• Réservations récurrentes : créer des séries (ex. chaque lundi matin), en sélectionnant les créneaux manuellement ou en laissant Spotly les attribuer automatiquement selon les disponibilités.
  
• Espace personnel : chaque utilisateur retrouve, modifie ou annule ses réservations facilement.
  
• Administration complète : création de ressources, gestion des critères, règles d’approbation, héritage par catégorie ou site pour éviter la répétition, et gestion fine des disponibilités.

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Définition d’une ressource (côté admin)

Chaque ressource est définie par :

- Nom

- Description

- Site (emplacement géographique / bâtiment)

- Catégorie (salle, équipement, véhicule, etc.)

- Règle d’approbation : réservation immédiate ou soumise à validation.

- Propriétaire (admin) : il n’est pas seulement approbateur, mais le responsable de la ressource.

- Niveau de protection : défini pour encadrer la récupération et la restitution de la ressource.

À noter : le propriétaire, l’administrateur, ainsi que le niveau de protection peuvent être définis par héritage au niveau d’une catégorie ou d’un site, pour éviter la redondance et adapter finement la configuration.

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Niveaux de protection (avec exemples)

Libre

- Récupération : aucune action requise

- Restitution : aucune action requise

- Exemple : salle de réunion standard

Clic de restitution

- Récupération : aucune action requise

- Restitution : clic « Restituer » dans l’app

- Exemple : petit matériel que l’on veut être sûr de récupérer

Par clic

- Récupération & restitution : clic « Récupérer » / « Restituer »

- Exemple : caméra ou tablette dont on veut tracer le prêt

Par code

- Récupération & restitution : saisie d’un code reçu par email

- Exemple : matériel sensible ou coûteux

Sans connexion

- Même comportement que par clic, mais via l’onglet « J’ai réservé » sans authentification complète

- Exemple : borne tablette en libre-service

Restriction IP

- Identique au sans connexion, mais réalisable uniquement depuis des appareils avec IP autorisée par l’admin

- Exemple : véhicule d’entreprise ou matériel stocké en zone sécurisée

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Nouveautés v1.1.0

• Réservations récurrentes : possibilité de réserver sur plusieurs créneaux, manuellement ou automatiquement.
  
• Disponibilités dynamiques (côté administrateur) : lorsqu’un administrateur rend une ressource indisponible, Spotly identifie les réservations futures liées à cette ressource et propose automatiquement :
  
  • une ressource de remplacement (même site, même catégorie, même créneau),
    
  • ou l’envoi d’un email aux utilisateurs concernés pour les informer.
    

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Exemples concrets

Cas 1 — Vidéoprojecteur en panne

Un vidéoprojecteur est déclaré indisponible par l’admin. Spotly détecte qu’il est réservé la semaine suivante. Le système propose un autre vidéoprojecteur du même site et de la même catégorie, libre sur les mêmes créneaux. L’admin valide le remplacement, et les utilisateurs reçoivent automatiquement un email confirmant que leur réservation a été mise à jour.

Cas 2 — Salle de formation fermée

L’admin rend une salle indisponible suite à des travaux. Spotly repère plusieurs sessions déjà réservées et suggère une autre salle de la même catégorie et disponible sur les créneaux correspondants. Si aucune alternative n’est trouvée, Spotly propose d’envoyer automatiquement un email d’information aux formateurs et participants pour qu’ils réorganisent.

Cas 3 — Véhicule hors service

Un véhicule est mis hors service. Les utilisateurs qui avaient prévu de le réserver reçoivent une notification email. L’admin choisit de les réaffecter vers un autre véhicule de la même catégorie, disponible aux mêmes créneaux.

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Pour tester & contribuer

• Démo en ligne : https://spotly-ruby.vercel.app/
  
• Code source & contributions : https://github.com/lowouis/spotly
  

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Pour découvrir toutes les autres fonctionnalités, testez la démo en ligne.

Conseil : pour simplifier l’expérience utilisateur, il est recommandé d’utiliser principalement le mode de protection par clic en utilisant la démo.