Journal Gestion de documentation

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8
juil.
2005
Bonjour,

Je travaille dans un service informatique, et nous avons du mal à gérer la documentation (quand elle existe...) pour les differents logiciels que nous utilisons, la gestion des pannes, les installations, etc...

Je pensais rassembler tout ça dans une BDD avec une interface WEB, mais j'ai peur que ça ne dépasse mes compétences actuelles.

Est-ce qu'il existe un logiciel libre qui permettrait de gérer tout ça. Il faudrait que nous puissions retrouver facilement la documentation pertinante et que toute l'équipe puisse créer de nouveaux documents (plusieurs ne sont pas informaticiens de formation).

L'idéal serait un logiciel gérant des niveaux d'accès, pour qu'une partie de la documentation puisse etre accessible en dehors de l'équipe, mais ce n'est pas necessaire.
  • # SPIP ?

    Posté par  . Évalué à 4.

  • # cdsware

    Posté par  . Évalué à 4.

  • # Une recherche...

    Posté par  (site Web personnel) . Évalué à 1.

    Je crois que tes mots clefs sont knowledge management ou GED.Je vais devoir en rechercher une vers la fin de l'été. Donc je suis preneur de tes tests ;)
    • [^] # Re: Une recherche...

      Posté par  . Évalué à 1.

      Je vais tester tout ça cet été. J'espere que j'aurais trouvé mon bonheur fin aout, en tout cas je mettrais ici mes commentaires sur les différents produits.
  • # kt-dms

    Posté par  (site Web personnel) . Évalué à 4.

    C'est un logiciel de gestion documentaire, qui permet entre autre de définir des groupe de travail, de gérer des versions, de lier des documents entre eux, etc.

    Ce n'est pas un logiciel de publication, donc les documents sont créés en dehors de kt-dms, ce dernier ne se chargeant que de faire leur gestion. Si tu veux un logiciel de publication, peut être que SPIP conviendrait mieux, avec un peu de travail sur les squelettes pour avoir quelque chose qui ressemble plus à une gestion de documents qu'à un webzine.

    Kt-dms intégre un système de recherche full-text, mais ce dernier se fonde sur un logiciel tier JAVA qui marche par terrible. Il existe un patch qui permet à la place d'utiliser des logiciels plus conventionnel, comme catword, pour faire l'indexation.

    Bon, l'interface est *moche*, mais ça se change assez bien.

    http://kt-dms.sourceforge.net/(...)
    • [^] # Re: kt-dms

      Posté par  . Évalué à 1.

      Je ne savais pas qu'il existait de la GED open source... tu as deja utilisé Kt-dms ? Ca tourne bien ?
      • [^] # Re: kt-dms

        Posté par  (site Web personnel) . Évalué à 3.

        Oui, je l'ai utilisé, et il est en prod chez un gros client.

        Est-ce que ça tourne bien... Pas trop mal en tout cas.

        Mais pour l'instant, je n'ai pas trop de visibilité au niveau de la monté en charge. Je ne suis résté que peu de temps sur le projet, et lorsque j'y étais, très peu de documents étaient en base (environs 400 documents, pour un poids de 200 Mo). En ce qui concerne les formats, il y avait beaucoup de word/ptt/excel, et un peu de pdf/autres.

        Après, je ne sais pas si je conseillerais. L'ergonomie n'est pas toujours pertinante (oui, c'est un euphémisme), et comme je l'ai déjà dit le design est réellement moche. De plus, pour avoir mis le nez dans le code, il n'est pas très propre. Mais lorsque j'étais sur le projet (il y a environs 2 mois), les développeurs principaux étaient très actifs, et il faisaient beaucoup de nettoyage.

        Bref, il fonctionne pour une utilisation basique. Et je crois que les clients en sont contents. Mais il doit exister des solutions nettement plus intéressantes (peut être autours de ZOPE, en PHP certainement)...

        J'ai aussi utilisé OWL, et il est moyennement bien. Enfin, là c'est plus un feeling que basé sur preuves, je n'ai fait que l'utiliser et encore que quelques semaines.
  • # Un wiki...

    Posté par  (site Web personnel) . Évalué à 4.

    Dans ma boite on a fini par mettre un wiki pour noter un peu tout, tapper la doc interne, indiquer l'état d'avancement des projets, etc.

    On utilise dokuwiki qui est très simple mais totalement suffisant. (en PHP, pas de BDD)

    Le wiki est accessible en interne et sur Internet avec un mot de passe. C'est parfait pour aller retrouver le téléphone d'un client ou autre alors qu'on est en déplacement.

    Pour finir, dokuwiki propose un fil RSS des changement sur les pages. Pratique pour surveiller ce qui évolue.
  • # CPS

    Posté par  . Évalué à 5.

    c'est un portail collaboratif qui permet, entre autre de gérer de la documentation, et qui surtout l'indexe. le moteur de recherche est efficace (en tout cas, il nous satisfait).
    il y a une gestion des droits assez fine, une gestion de workflow, d'espaces de travail privés et partagés, des espaces de publications. il y a aussi une agenda.
    CPS s'appuie sur Zope et n'utilise pas de base SQL externe.
    je te conseille d'y jeter un oeil, c'est vraiment un produit intéressant (et facile à installer).

    http://www.cps-project.org/(...)
  • # Deux de plus

    Posté par  . Évalué à 3.

    • [^] # Re: Deux de plus

      Posté par  . Évalué à 1.

      Dommage qu'il ait besoin de java (coté serveur surtout) le contineo, bluffant.
  • # Deux trois trucs à voir

    Posté par  . Évalué à 4.

    Q: Elles sont dans quel format, tes docs, pour le moment ? On a un peu le même problème dans ma boite. A l'origine, il n'y avait pas vraiment de format standard pour les docs et les specifications (il n'y avait que quelques développeurs répartis dans 3 bureaux donc ça allait encore). Puis les applications ont grossi et le fonctionnel s'est largement enrichi. Il a vraiment fallu commencer à documenter tout ce qu'on faisait. Les gens ont commencé à faire de la doc en .doc (beurk). Le .doc ça prend beaucoup de place pour pas grand chose et en plus on ne sait jamais qui a la dernière version du fichier. Bref c'est devenu l'horreur.

    On a commencé à explorer d'autres pistes. Fervant defenseur des formats ouverts, j'ai d'abord pensé à docbook. Sauf que j'ai eu bien du mal à trouver un éditeur un peu avancé qui évite de se taper du xml à la main. Il existe des outils pour OOo (templates + xslt) pour faire du docbook mais le logiciel n'étant pas vraiment conçu pour ça, il est facile de mettre son fichier en vrac. Et puis le XML brut pour le suivi des modification ce n'est pas top.

    Dernièrement on mis en place un wiki et ça change la vie. C'est super simple à installer et à utiliser, on peut facilement suivre les modifications, corriger les erreurs, mettre des liens entre des sujets connexes et surtout faire des recherche dans toute la base de connaissance. C'est vraiment du bonheur. On est en train de tout basculer progressivement sur le wiki. Je ne sais pas trop quels sont tes pré requis pour ton système de gestion de documentation mais pour le moi le wiki c'est tout bon. Au fait, on utilise MediaWiki (le même système que sur Wikipedia).
  • # gestion de bibliotheque

    Posté par  . Évalué à 3.

    Salut,

    Ta doc elle est exclusivement en version electronique ou bien vous avez du papier aussi ?

    de plus, pour les docs electroniques vous avez les évolutions et modifications sur les documents à gérer ou bien est-ce juste des documents type pdf qui ne sont jamais modifiés ?

    car tu as deux solutions, ou bien des logiciels de GED comme ceux qui te sont indiqués au dessus (comme ca tu peux gérer les évolutions des documents et les différentes versions)
    ou alors, si tu as du papier et beaucoup de documents fixes, tu peux utiliser un logiciels de gestion de bibliotheques comme PHPMyBibli ou Koha (voir la rubrique dédiée sur Framasoft pour cela) après ces soft auront surement trop de fonctionnalités pour ce dont vous avez besoin mais t'es pas obliger de tout utiliser...

    my 2 ç...
  • # euh

    Posté par  (site Web personnel) . Évalué à 1.

  • # C-Arbre ?

    Posté par  . Évalué à 1.

    c-arbre.net => CMS/Groupware/Wiki

    Description Framasoft :

    - - - - - - - 8< (snip !) - - - - -
    C-Arbre est un système de gestion documentaire et de publication libre. C’est-à-dire qu’il s’agit d’une application web comprenant de nombreuses fonctionnalités orientées gestion électronique de documents, de connaissances et outils de travail collaboratif (groupware). Il est encore en développement mais tout à fait utilisable (et utilisé).

    Le projet a pour objectif de permettre la construction rapide d’un système d’information complet. Entre autres, il permet déjà de gérer différentes sortes de documents catégorisés (nouvelles, liens, fiches documentaires, FAQ, ...), de distribuer ces informations sur Internet ou sur un Intranet (flux de nouvelles rss/rdf, génération de portail web, etc) et il offre plusieurs fonctions de recherche (avec indexation plein texte des documents) et de travail de groupe (webmail, wiki, annuaire, etc).

    Un système élaboré de gestion d’utilisateurs, de permissions et de gestion de versions est implémenté et doit à terme autoriser toute la richesse des outils de workflow professionnels.

    Enfin, C-Arbre est développé conjointement au premier site qu’il a animé : Libre savoir. Ce site offre quant à lui une bibliothèque électronique et un dépôt de documents. Il s’adresse à tous ceux que le partage de connaissances intéresse.
    - - - - - - - 8< (snip !) - - - - -

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