Une plongée dans les coulisses administratives de TDF

The Document Foundation (TDF) est la fondation de droit allemand qui chapeaute le projet LibreOffice. Son directeur administratif, Florian Effenberger a rédigé une série d’articles sur le fonctionnement de TDF sur le site community.documentfoundation.org (EN) qui est, globalement, le site qui sert à informer la communauté sur TDF et la suite bureautique. Cet article porte sur la gestion administrative de la fondation.

Cette dépêche est une traduction de l’article de Florian, faite par Sophie Gautier (EN) aidée de DeepL et publiée ici avec leur autorisation et parce que ça me semblait intéressant pour mieux comprendre le fonctionnement de la fondation. J’ai gardé les liens originaux, sauf, dans le cas de liens vers Wikipédia, pour donner l’adresse en français quand elle existait et j’ai ajouté des notes qui m’ont paru nécessaires pour une meilleure compréhension.

Sommaire

• Une fondation virtuelle
• Une équipe internationale
• Une couverture de nombreux domaines
• Retour en arrière
• Pas d’assouplissement des exigences
• Le plaisir des déclarations
• Des exigences strictes
• La documentation est essentielle
• Une bureaucratie contraignante
• Il y a toujours plus à faire
• À pays différent, coutumes différentes
• Impact sur les personnes
• Pourquoi j’écris tout cela
• Ce que nous devons faire
• Qui suis-je ?

Afin de mieux comprendre le fonctionnement de TDF et d’offrir plus de transparence et d’informations à la communauté, j’aimerais vous faire découvrir les coulisses de TDF et partager avec vous des informations complémentaires sur la fondation.

J’ai déjà commencé à partager des informations et des détails sur des tâches administratives spécifiques (EN), et je continuerai à y publier d’autres articles au fil du temps.

Ce texte décrit le fonctionnement actuel de TDF, notre structure, afin de vous aider à comprendre pourquoi et comment certaines choses fonctionnent (ou ne fonctionnent pas). Bien sûr, il s’agit du statu quo. J’ai quelques idées de changements et d’améliorations pour l’avenir, que je partagerai ultérieurement dans un message séparé.

Le défi consiste à trouver un équilibre entre l’amélioration de la structure générale de TDF, la réalisation de notre mission et la résolution des problèmes du passé. Si nous passons tout notre temps à améliorer notre structure, nous ne remplirons pas notre mission et ne réglerons pas les problèmes du passé. Et si nous ne trouvons pas le temps de nous attaquer aux problèmes difficiles du passé, cela pourrait également nous nuire.

Une fondation virtuelle

The Document Foundation est l’une des organisations libres et open source les plus importantes, et LibreOffice est l’un des projets de logiciels libres les plus reconnus.

On pense souvent que nous disposons de bureaux, d’infrastructures administratives, de salles de réunion et d’un espace de cotravail quelque part à Berlin. Certains cherchent même notre siège social, mais ne trouvent aucun de nous. 😉

L’organisation de TDF est différente. Les employés travaillent à domicile, d’autres dans des bureaux partagés. Il n’y a pas d’espace physique partagé, tout est connecté virtuellement. C’est un choix délibéré, car notre équipe internationale est répartie dans de nombreux pays, où un seul bureau serait peu pertinent.

L’inconvénient est l’absence d’infrastructure centralisée, comme le stockage des ressources et des supports marketing. Nous travaillons avec des prestataires de services et des particuliers, mais cela ajoute certainement une couche de complexité, car tout le monde n’a pas l’espace nécessaire chez lui pour stocker des documents TDF volumineux au sous-sol, et la location de stockage externe est également difficile dans de nombreuses petites villes.

C’est pourquoi, par exemple, nous vous demandons d’envoyer les documents originaux, comme les justificatifs de voyage, directement à notre adresse berlinoise plutôt que de nous les remettre en main propre lors d’événements ou de conférences. Il n’existe pas de stockage centralisé à proximité des membres de l’équipe.

Une équipe internationale

Notre équipe, composée actuellement de quinze personnes (et nous en recrutons actuellement deux ! (EN)), est répartie dans le monde entier, sur différents pays, continents et fuseaux horaires. Si, par coïncidence, nous comptons plusieurs personnes à Munich ou dans ses environs, nous avons également des collègues en Espagne, au Mexique, au Canada, en France, au Brésil, en Italie, en Suède et en Finlande. D’autres organisations ne recrutent souvent que dans des bureaux physiques, ce qui, dans le cas de TDF, impliquerait de recruter uniquement en Allemagne. Depuis longtemps déjà, TDF a choisi de travailler avec des collaborateurs du monde entier. C’est pourquoi un espace de bureau classique est peu pertinent, car il ne serait accessible qu’à un nombre restreint de personnes et inaccessible à d’autres.

Cela donne du sens à TDF, car nous pouvons recruter des talents dans le monde entier, mais cela implique des frais administratifs importants sur le plan juridique, ainsi que des réglementations différentes (comme les vacances, les jours fériés ou les congés maladie) selon les pays, sans parler des fuseaux horaires ou des attestations A1 que j’ai évoquées récemment (EN)¹.

De plus, il est déjà très difficile d’effectuer des recherches de rémunération approfondies dans un seul pays. J’ai vu des fourchettes de rémunération allant de 20 000 € à 80 000 € par an pour un poste spécifique, ce qui n’est pas très utile pour déterminer une rémunération équitable. À l’échelle internationale, entre pays et continents, la tâche est encore plus exigeante, notamment en raison de la nécessité de documenter les informations pour un contrôle rigoureux. Cela explique pourquoi les recrutements prennent parfois plus de temps, car nous devons également effectuer nos vérifications préalables.

L’aspect international de TDF implique également que les tâches administratives telles que la comptabilité mensuelle, où nous traduisons les registres comptables (EN), notre rapport annuel qui doit être traduit de l’anglais vers l’allemand pour le dépôt officiel (EN) et le budget officiel qui est traduit en allemand par le comptable pour le dépôt officiel, et en anglais pour le vote (EN) sont effectuées en deux langues en parallèle, ce qui représente également une charge de travail importante. Je ne connais pas d’autres organisations qui traduisent tous les documents autant que TDF. Nous nous efforçons d’établir une norme rigoureuse, mais cela a un coût.

Une couverture de nombreux domaines

En matière de fonctions, TDF se distingue également de nombreuses autres organisations. Ailleurs, les fonctions se chevauchent souvent, voire, sont assurés par plusieurs personnes, tandis que TDF a choisi de couvrir un maximum de domaines afin d’optimiser sa mission. Les membres de l’équipe peuvent se substituer à d’autres en cas de congés ou de maladie, mais il est rare qu’une personne effectue pleinement le même travail qu’une autre, ce qui complique la tâche.

Par exemple, toute tâche administrative importante (comme la signature de nouveaux contrats) est probablement bloquée jusqu’à ma disponibilité. Autre exemple : tout déploiement d’infrastructure plus important est probablement bloqué en fonction des disponibilités de Guilhem² pour ne citer que deux exemples. Il en va de même pour les déclarations de TVA, du moins par le passé, les déclarations AWV Z4 des banques fédérales (EN), et bien d’autres encore.

Si cela permet à TDF de couvrir davantage de zones, cela représente un coût personnel : certains collaborateurs travaillent parfois pendant les vacances ou les week-ends, ou, dans le cas des infrastructures, de nuit ou les jours fériés, afin de minimiser l’impact.

Nous avons des délais fixes à respecter malgré les vacances, les absences ou les congés maladie. Prenons l’exemple des devises multiples : pour accepter des dons dans le monde entier, le dernier jour du mois, nous devons nous assurer qu’il ne reste aucun solde en devise étrangère sur PayPal. Bien que la situation se soit nettement améliorée par rapport au passé, où il y avait des soldes, nous devons toujours effectuer des vérifications régulières, notamment l’après-midi du 31 décembre, lorsque la plupart des gens se rendent déjà aux festivités du Nouvel An.

Retour en arrière

Jusqu’à ces dernières années, la réduction des coûts administratifs était poussée à l’extrême. Les membres de l’équipe payaient de leur poche de nombreuses choses, y compris leurs équipements de travail essentiels comme les ordinateurs portables, les téléphones portables et autres. De plus, pour réduire les coûts, les membres de l’équipe TDF utilisaient généralement les transports en commun les plus abordables, même si cela impliquait de longues attentes nocturnes pour les correspondances, ou parfois de parcourir quelques kilomètres à pied pour rentrer chez eux afin d’éviter des transports plus coûteux. Si ce phénomène est désormais passé, il a affecté plusieurs employés et bénévoles pendant plus de cinq ans, limitant considérablement notre croissance et notre impact.

Pas d’assouplissement des exigences

On pourrait penser qu’en tant qu’association à but non lucratif, les exigences administratives sont assouplies. C’est faux : TDF est soumise (au moins) aux mêmes contrôles et doit satisfaire aux mêmes exigences (voire plus) que toute organisation commerciale : droit du travail, droit de la concurrence, déclarations fiscales et de TVA, sécurité sociale (EN), et bien d’autres. Être une organisation à but non lucratif ne présente aucun avantage, si ce n’est l’aspect financier, c’est-à-dire l’exonération d’impôts sur les dons. Nous sommes soumis aux mêmes autorités que toute autre entreprise : règles, réglementations et obligations déclaratives.

Le plaisir des déclarations

Par exemple, le changement semestriel et régulier du conseil d’administration engendre une charge administrative importante. De nombreuses déclarations doivent être effectuées et plusieurs sites web doivent être mis à jour, ce qui peut facilement représenter plusieurs heures de travail administratif. Par exemple, les marques déposées sont soumises au droit de la concurrence et doivent donc être tenues à jour. Pire encore, TDF a actuellement (nous suivons cela de près) son adresse enregistrée à environ 126 (cent vingt-six) endroits différents. L’un des plus pénibles cauchemars concerne la moindre modification des comptes bancaires : nous avons besoin de numéros d’identification fiscale, de copies de passeport (dont certaines sont rejetées car impossibles à vérifier dans les systèmes de sécurité) et de plusieurs signatures papier, ce qui représente également une charge de travail considérable.

De plus, toute modification de la composition du conseil d’administration nécessite une mise à jour du registre de transparence (DE)³.

Bien que nous parvenions à déclarer de nombreuses informations par voie numérique, cela peut engendrer une charge de travail importante. Nos déclarations d’adhésion trimestrielles nécessitent la signature du président du comité de gestion et du directeur général sur le même document (numérique), ce qui ajoute des allers-retours. Et pour certains documents, cela ne suffit pas, car la signature du conseil d’administration est obligatoire (EN).

Des exigences strictes

Une autre échéance cruciale est la déclaration de notre réserve de trésorerie actuelle auprès de l’assurance responsabilité civile. Dès que le seuil est atteint, TDF doit déclarer le montant actualisé, ce qui nécessite un suivi régulier et rigoureux.

Le non-respect de cette échéance peut ne pas poser de problème immédiatement, mais peut s’avérer néfaste pour TDF lors d’un audit. Le paiement des per diem⁴ est un « classique », et c’est pourquoi je suis personnellement réticent à ce sujet. Nous devons évaluer le pays de départ et d’arrivée des voyageurs, les repas pris en charge par TDF (par exemple, le petit-déjeuner et la restauration), les documenter et effectuer les calculs correctement. Tout manquement à cette obligation peut entraîner des problèmes ultérieurs, et les frais administratifs sont considérables.

La documentation est essentielle

La publication des procès-verbaux (EN) et des décisions (EN) est un autre domaine qui demande beaucoup de travail. D’un côté, il faut prendre des notes et les rédiger dans des procès-verbaux lisibles, de l’autre, caviarder des informations sensibles, une tâche ardue. Je suis heureux que nous ayons amélioré la publication de ces documents, mais cela reste une tâche chronophage, même sans tenir compte des éventuelles traductions.

Une autre tâche de TDF est la documentation des actifs. Chaque année, lors de la clôture annuelle de l’exercice, nous devons répertorier précisément les actifs (par exemple, le matériel) dont nous disposons encore, leur emplacement et ceux qui sont défectueux. C’est pourquoi vous recevez de temps à autre un courriel vous demandant de confirmer que vous possédez toujours un matériel et que vous en avez toujours besoin. Il ne s’agit pas de méfiance, mais de remplir nos obligations de documentation (et également d’envoyer du matériel à d’autres personnes au cas où il ne serait plus nécessaire chez quelqu’un).

Une bureaucratie contraignante

À propos du matériel, certaines personnes ont souligné notre réticence à expédier hors d’Europe. Cela est moins lié aux frais de port qu’aux douanes. Si nous commandons du matériel quelque part et que nous n’en avons plus besoin, il ne peut pas être renvoyé tout simplement à TDF à Berlin. Les formalités douanières interviendraient et des formulaires devraient être remplis, ce qui coûterait du temps et de l’argent, et nous n’avons pas encore trouvé de solution efficace. C’est particulièrement complexe pour un domaine douanier comptant très peu de membres actifs de la communauté, car il y a plus de risques de ne trouver personne d’autre à qui livrer dans le même domaine.

Un autre point soulevé concerne le désagrément ressenti concernant les documents de remboursement de voyage expédiés à Berlin. Ce n’est pas notre choix délibéré ; nous préférerions tout faire numériquement et éviter les envois. Cependant, pour des raisons fiscales, nous sommes tenus d’avoir un formulaire et des documents signés à portée de main, c’est pourquoi nous devons en informer la communauté.

De plus, nos marques doivent être renouvelées régulièrement, y compris avec une preuve d’usage. Si les formalités peuvent être prises en charge par des experts juridiques, TDF doit fournir des justificatifs pour ces derniers.

Heureusement, les choses sont parfois plus simples. Après un changement de fournisseur de carte de crédit, la vérification PCI DSS est devenue beaucoup plus simple. Nous en avons besoin pour accepter les dons par carte de crédit, alors qu’auparavant, il s’agissait d’un long formulaire nécessitant la documentation des paramètres de pare-feu et d’autres détails.

Il est parfois même tout simplement impossible de clôturer un compte bancaire (EN) ou un compte de cryptomonnaie (EN).

Ce qui reste un mystère, cependant, ce sont les paiements bancaires vers l’étranger. Les frais sont élevés (des montants de l’ordre de 40 à 50 € par virement bancaire sont assez courants), parfois les paiements sont complètement impossibles. Pour d’autres paiements, nous devons documenter et expliquer à la banque les détails du paiement, en raison des règles de lutte contre le blanchiment d’argent, qui s’appliquent occasionnellement en raison de nos activités internationales, y compris dans des pays considérés par les banques comme « à haut risque » (c’est le terme que j’ai entendu). Donc, si votre remboursement prend un peu plus de temps, ce n’est peut-être pas dû à la lenteur de TDF, mais plutôt à la bureaucratie…

Il y a toujours plus à faire

Je ne m’étendrai pas sur tous les défis que certaines réglementations européennes nous imposent, comme le RGPD, DORA et le CRA (EN), mais elles ajoutent également du travail.

À pays différent, coutumes différentes

L’une des idées reçues les plus fréquentes est que le système allemand est responsable de la complexité de la situation. Ne nous laissons pas prendre par cette idée fausse. Je ne dis pas que tout est parfait ici, mais je n’ai encore jamais vu de législation où tout soit parfait. Chaque pays a ses particularités. Tant que vous n’y êtes pas confronté, tout va bien, et peut-être qu’une législation est plus adaptée à votre domaine d’activité. Cela ne signifie pas pour autant que, de manière générale, certaines législations sont « meilleures » que d’autres. Concernant la langue, il est assez courant que chaque législation a sa ou ses langues principales dans lesquelles la correspondance officielle doit être rédigée. Je doute que vous puissiez effectuer vos déclarations officielles au Royaume-Uni en français ou en italien, ou soumettre votre clôture annuelle des comptes pour la France en japonais. Ce n’est pas parce que certaines législations ont l’anglais comme langue principale, et parce qu’il constitue, le cas échéant, le dénominateur commun de notre communauté, qu’il faut présumer que c’est une langue que tout le monde maîtrise. Les difficultés linguistiques sont un problème auquel nous sommes confrontés dans chaque législation.

Même si nous ne sommes pas situés dans un pays en particulier, nous pouvons être concernés par certaines législations. Citons par exemple les réglementations sur la sécurité en ligne, les réglementations relatives aux organismes à but non lucratif dans d’autres pays (EN) ou les exigences en matière de déclarations fiscales (EN) pour recevoir des paiements de l’étranger.

Impact sur les personnes

Je ne suis de loin pas le seul concerné, obligé de prendre des mesures supplémentaires pour que tout cela fonctionne au sein d’une communauté internationale. Au cours de la dernière décennie, plusieurs d’entre nous ont vu leurs vacances ou leurs week-ends interrompus ou perturbés, pour gérer des tâches parfois urgentes, pressantes ou soumises à des délais serrés, ou des questions juridiques complexes. Pour tout imprévu et toute urgence, il n’y a généralement, comme indiqué ci-dessus, qu’un seul interlocuteur principal capable de gérer les détails, sans remplaçant. À long terme, cela n’a aucun effet positif sur les personnes qui ne peuvent jamais se déconnecter de leur travail. Il en va de même, bien sûr, pour tous les bénévoles du conseil d’administration et du comité des adhésions, pour qui la situation est encore plus pressante, car ils remplissent un rôle purement bénévole. Parfois, la multitude de tâches en parallèle, ainsi que les problèmes existants à résoudre, font que le travail stratégique arrive en retard, tout comme la représentation de TDF lors d’événements et ailleurs, ce qui est très insatisfaisant.

Pourquoi j’écris tout cela

Nous n’avons jamais vraiment partagé beaucoup de détails sur le fonctionnement de TDF. Des éléments sont disséminés sur le wiki et le forum, mais pas d’une façon exhaustive (c’est que nous espérons, tout du moins). La communauté constate parfois que des choses ne se produisent pas, tardent à se produire ou n’ont pas la priorité espérée. Ce n’est pas une mauvaise intention. Des choses peuvent être oubliées, négligées ou passer entre les mailles du filet, mais cela est parfois simplement dû au fait que TDF est une organisation importante, qu’elle mène de nombreuses activités en parallèle et qu’elle est active à l’international. Contrairement à d’autres grandes organisations, elle s’efforce de maintenir un profil bas en matière d’administration, de ressources humaines, de services juridiques, de finances, etc.

Ce que nous devons faire

Nous pourrions bien sûr décider de ne pas investir dans des projets pour remplir notre mission et d’utiliser les fonds pour développer les aspects administratifs, mais cela n’apporterait rien de concret à la communauté et à nos objectifs statutaires. Bien que je n’aie pas de plan précis, j’imagine que nous pouvons agir pour améliorer presque immédiatement notre communauté.

• Nous devons comprendre que certaines configurations sont une décision délibérée. Cependant, nous devons être conscients que cela a un coût important et ne tombe pas du ciel, et que cela peut prendre du temps sur d’autres tâches.
• Nous devons nous soutenir mutuellement. Lorsque TDF vous demande d’envoyer une copie numérisée de tous vos justificatifs de voyage, puis de les expédier à notre adresse berlinoise, ce n’est pas pour vous contrarier ni pour retarder les choses. Lorsque nous vous demandons si vous possédez encore certains équipements, ce n’est pas par défiance, mais pour remplir nos obligations. Lorsque chacun s’investit un peu, cela permet de ne pas faire tout reposer sur les épaules de quelques personnes.
• Nous devons planifier correctement. Bien que je ne sois heureusement pas impliqué dans l’organisation de voyages ni dans les réservations d’hôtels, je suis conscient que la situation est tout aussi exigeante. TDF n’est pas une agence de voyages. Si les gens ne répondent pas à leurs projets de voyage, ou les modifient fréquemment ou à la dernière minute, cela représente beaucoup de travail et de charge pour TDF. Ici aussi, si chacun·e planifie correctement et s’investit un peu, nous pouvons accomplir beaucoup plus ensemble. D’ailleurs, TDF a essayé de collaborer avec plusieurs agences de voyages pour externaliser le problème, mais elles ont soit refusé d’emblée, soit proposé des offres trop onéreuses ou ne répondant pas à nos besoins.
• Les personnes qui assument un rôle au sein du conseil d’administration ou du comité des membres doivent savoir qu’elles se voient confier de nouvelles responsabilités, souvent dans des domaines totalement étrangers à leur engagement principal dans le projet. Être membre d’une instance dirigeante n’est pas une récompense pour votre travail au sein du projet ; cela implique de grandes responsabilités, et vous devez être prêt à les assumer.
• Nous devons écouter celles et ceux qui ont de l’expérience dans leur domaine et qui font ce travail depuis un certain temps. Poser des questions et adopter un point de vue différent est une bonne chose et peut même aider à aborder le projet sous un angle différent et avec un esprit neuf. En revanche, supposer que quelqu’un n’ayant jamais occupé un poste similaire connaîtrait tout mieux que nous est mal avisé.
• Privilégiez d’abord les connaissances internes. Il est courant dans les grandes entreprises de faire appel à des consultants externes pour vous imposer des évidences. Cela entraîne des retards et des coûts supplémentaires, alors que le résultat aurait pu être obtenu bien plus facilement et à moindre coût. Malheureusement, nul n’est prophète en son pays, mais n’oublions pas que nous possédons de grandes compétences chez TDF. C’est nous tous qui avons bâti TDF, c’est nous tous qui avons créé l’un des projets libres et open source les plus importants, et c’est nous tous qui faisons fonctionner les choses au quotidien. S’il est tentant de s’appuyer sur des géants, n’oublions pas que, pour certaines choses, nous pouvons être nous-mêmes des géants et faire confiance à notre propre jugement.
• Nous devons tolérer les erreurs. Il y a quelques années, j’ai carrément vu plusieurs personnes quitter TDF après avoir été réprimandées pour une seule erreur. Une véritable « culture de l’erreur » est essentielle, car c’est seulement en faisant des erreurs que nous pouvons apprendre, grandir et évoluer.

J’ai quelques idées d’amélioration et de changements à apporter, que je partagerai ultérieurement dans un autre message.

Qui suis-je ?

Si vous vous demandez pourquoi j’écris tout cela et quel est mon parcours, permettez-moi de vous donner quelques informations me concernant.

J’ai commencé comme bénévole chez OpenOffice.org en 2004, au sein du projet marketing allemand. Trois ans plus tard, j’ai été nommé coresponsable du projet marketing international (EN). En 2010, j’ai eu l’honneur d’en devenir le responsable (EN), succédant à mon mentor John McCreesh (EN), malheureusement décédé en 2016. J’ai beaucoup appris de beaucoup d’entre vous pendant cette période, et j’ai rencontré beaucoup d’entre vous pour la première fois à cette époque, et je conserve précieusement toutes ces expériences.

En Allemagne, nous avons créé une association à but non lucratif en 2005, appelée OpenOffice.org Deutschland e.V., plus tard Freies Office Deutschland e.V., où j’ai d’abord été coordinateur du travail jeunesse, puis membre du conseil d’administration, puis du conseil consultatif. Cette association est la fondatrice légale de The Document Foundation.

Avec notre conseiller juridique Mike Schinagl, j’ai piloté le processus juridique et rédigé les statuts de notre fondation (pdf EN). De 2012 à 2014, j’ai été le premier président du conseil d’administration de TDF (EN), et depuis le 1^er mars 2014, j’en suis le directeur exécutif. Auparavant, j’ai travaillé comme journaliste indépendant, consultant en stratégies open source et administrateur système, et j’ai une formation en droit.

J’ai vu TDF grandir et se développer depuis ses débuts, où ce n’était qu’une simple idée, jusqu’à ce qu’elle est aujourd’hui.

J’espère que ce message vous éclairera sur le fonctionnement de TDF, afin que nous puissions discuter des améliorations à apporter.

Aller plus loin

• La version originale de l’article (57 clics)
• Eliane Domingos : nouvelle présidente de The Document Foundation (38 clics)