Si on travaille avec beaucoup de documents chaque jour, peu importe ce que l'on écrit — whitepapers, manuels, présentations, différents matériels marketing, contrats, etc.— à un certain moment (le plus souvent à la fin) on a besoin d’interagir avec d'autres personnes afin de spécifier ou discuter des détails, réviser ou approuver le travail fait.
Dans ce cas-là on peut procéder de trois façon différentes :
1. Envoyer un mail à l'aide du programme de courrier électronique habituel
Inconvénients : ça prend beaucoup de temps d'envoyer un message, ensuite attendre une réponse, faire des corrections, renvoyer ce message encore une fois et ainsi de suite jusqu'à ce que tous les participants soient satisfaits du résultat.
2. Utiliser un système de contrôle de version comme Subversion ou CVS
Inconvénients : ces utilitaires ne permettent pas de collaborer en temps réel, la version du document est fusionnée avec celle d'origine stockée dans le référentiel.
3. Travailler à plusieurs à l'aide d'un éditeur de documents en ligne comme Google Docs ou MS Office 365
Inconvénients : les deux éditeurs permettent de collaborer sur les documents en temps réel mais les fichiers dans ce cas-là sont stockés sur leurs propres serveurs centralisés.
Cette dépêche aborde en deuxième partie des éditeurs collaboratifs libres disponibles à tout le monde qui permettent non seulement de travailler à plusieurs simultanément sur le même document mais aussi stocker les documents sur son propre serveur en profitant d'un contrôle complet.
